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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 029 
l
1re SESSION 
l
44e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 2 mai 2024

[Enregistrement électronique]

  (1140)  

[Français]

L’hon. Greg Fergus (Président de la Chambre des communes):
    Chers collègues, je vous souhaite la bienvenue à la 29e réunion du Bureau de régie interne.
    J'aimerais commencer la réunion d'aujourd'hui par un rappel des pratiques exemplaires à suivre lors d'une réunion avec interprétation simultanée afin de protéger la santé et la sécurité des participants à la réunion.
    Nous demandons à tous les participants de toujours garder l'oreillette ou bien sur leur oreille ou bien à l'endroit prévu sur la table, loin des microphones. Nous demandons aussi aux participants d'éviter de toucher un microphone activé, y compris la tige. Nous leur demandons aussi de rester à une distance constante du microphone lorsqu'ils parlent et d'éviter de régler le volume de l'oreillette, particulièrement au niveau maximal, lorsqu'ils se trouvent près d'un microphone activé. De plus, lorsque les participants prennent la parole, ils doivent parler lentement et clairement. Enfin, lorsqu'ils ne parlent pas, leur microphone doit être désactivé.

[Traduction]

    Sur ce, passons à l'ordre du jour. Nous allons commencer par le procès-verbal de la réunion précédente.
    Allez‑y, madame Findlay.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay (whip en chef de l'opposition):
     Je vous remercie, monsieur le président.
    Je tiens simplement à souligner qu'à la rubrique « Questions de sécurité » du procès-verbal, les conservateurs ont demandé, au cours de cette discussion, que l'Administration de la Chambre essaie de trouver des économies compensatoires dans d'autres domaines. Je pense que cet élément devrait être mentionné au procès-verbal.
L’hon. Greg Fergus:
    C'est très bien. Nous pouvons ajouter cette mention. Je vous remercie.
    Y a‑t‑il d'autres changements ou modifications à apporter au procès-verbal? Puisqu'il n'y en a pas, le procès-verbal est‑il approuvé?
     Des députés: D'accord.
     L'hon. Greg Fergus: Je vous remercie, madame Findlay. Je vois qu'il y a un consensus.
    Le deuxième point concerne les affaires découlant du procès-verbal précédent. Puisque personne ne se manifeste, nous allons l'adopter. Est‑ce qu'il y a des avis contraires?
     Des députés: Non.
     L'hon. Greg Fergus: C'est bien. Je ne vois personne se manifester.

[Français]

    Nous allons aborder le troisième point à l'ordre du jour, soit la mise à jour du groupe de travail sur la VPLT.
    J'invite le vice-président de la Chambre, M. Chris d'Entremont, à mener cette discussion.

[Traduction]

    Merci beaucoup, mesdames et messieurs. Je suis heureux de vous revoir.
    En tant que président du Groupe de travail, je m'adresse encore aujourd'hui au Bureau de régie interne au nom de celui‑ci afin de faire le point sur notre récente réunion du 9 février et de soumettre des recommandations pour son approbation concernant les projets de l'îlot 2 et de l'édifice de la Confédération, les plus importants dont nous allons discuter à l'extérieur de l'édifice du Centre. Cette brève présentation permettra de mettre au courant le Bureau des décisions importantes qui doivent être prises en temps opportun relativement à la Vision et au plan à long terme pour la Cité parlementaire, ou VPLT.

[Français]

    Comme vous vous en souvenez peut-être, le projet de l'îlot 2 vise le réaménagement de l'ensemble de l'îlot situé en face de la Colline du Parlement et délimité par les rues Metcalfe, O'Connor, Wellington et Sparks. Le réaménagement vise à fournir des espaces parlementaires à chaque extrémité de l'îlot, tant pour le Sénat, à l'est, que pour la Chambre des communes, à l'ouest. Au centre de l'îlot se trouve l'espace pour les peuples autochtones, qui ne fait pas actuellement partie du projet de réaménagement.
    Les locaux qui accueilleront la Chambre des communes serviront d'abord d'espace temporaire pour la réhabilitation de l'édifice de la Confédération. À long terme, ils fourniront un espace permanent pouvant s'adapter à l'accroissement de la population comme le prévoit la Loi sur la représentation équitable.
    En ce qui concerne ces deux projets distincts mais interreliés, nous souhaitons soumettre à l'attention du Bureau, aux fins d'approbation, deux recommandations précises: l'approbation des exigences fonctionnelles de base de l'îlot 2 de la Chambre des communes et l'approbation de la poursuite de l'étude d'une approche en une seule phase pour la réhabilitation de l'édifice de la Confédération.

[Traduction]

    À la suite du concours d'architecture qui tenait compte des exigences générales, un examen plus approfondi des exigences de base a été effectué. Compte tenu de la capacité de l'îlot 2 et de la stratégie initiale de réhabilitation en deux phases de l'édifice de la Confédération, les exigences minimales de base suivantes sont proposées pour la Chambre des communes: 94 bureaux parlementaires, une entrée sécurisée, une cafétéria, un lien avec la bibliothèque de l’îlot 2 au 125, rue Sparks et à l’édifice de la Bravoure, une aire de services opérationnels et un quai de chargement.
    Le Groupe de travail recommande l'approbation des exigences de base de la Chambre des communes, tout en reconnaissant que le programme pourrait évoluer au fil de la planification du projet de réhabilitation de l'édifice de la Confédération.
    Lors d'une mise à jour globale sur le projet de l'îlot 2, SPAC a confirmé que la phase de conception schématique a été lancée au printemps 2023 et qu'elle est achevée à 20 %, chiffre qui devrait passer à 50 % d'ici juillet 2024. Le contrat de gestion de la construction a été adjugé en janvier 2024, et certains travaux de construction devraient commencer en septembre 2024.

[Français]

    En ce qui concerne le projet de réhabilitation de l'édifice de la Confédération, il en est actuellement à l'étape de la planification. Cet édifice est le plus grand bâtiment de notre inventaire qui abrite des bureaux parlementaires. Il est arrivé à la fin de son cycle de vie et a besoin d'une réhabilitation complète.
    Comme il a été mentionné, le plan de Services publics et Approvisionnement Canada approuvé en 2017 prévoyait la réhabilitation de l'édifice de la Confédération en plusieurs phases. Or, le ministère a informé le Groupe de travail sur la VPLT et la réhabilitation de l'édifice du Centre qu'il avait trouvé une manière de réhabiliter l'édifice en une seule phase, ce qui ouvre la possibilité de réaliser des économies importantes et de gagner beaucoup de temps.
    Parmi les avantages proposés, mentionnons d'abord la possibilité de parachever le projet quatre ans plus vite que prévu. De plus, il y aurait une réduction potentiellement importante des coûts puisqu'on éviterait les coûts irrécupérables et les frais supplémentaires découlant des travaux réalisés en dehors des heures normales de travail, et qu'on réduirait les frais d'indexation et les indemnités de risque. Enfin, notons qu'il y aurait une réduction des perturbations causées aux occupants et la possibilité d'éviter des déménagements multiples.

  (1145)  

    Le Groupe de travail convient que l'approche en une seule phase proposée serait avantageuse et il demande l'approbation du Bureau de régie interne pour que l'équipe responsable du projet examine cette option. Dans une telle éventualité, il faudrait présenter au Groupe de travail, puis au Bureau, les conclusions et les options applicables au reste des espaces temporaires nécessaires pour réaliser le projet de réhabilitation de l'édifice de la Confédération en une seule phase.

[Traduction]

    En conclusion, j'aimerais mentionner que le Groupe de travail se réunit régulièrement et qu'il ne ménage pas ses efforts pour examiner en détail les questions relatives à de nombreux éléments de la VPLT. Soyez assurés que les besoins des parlementaires sont pris en considération.
    Nous prévoyons être bientôt en mesure de mettre à jour le Bureau sur les travaux de conception de l'îlot 2 et sur les résultats de l'examen de l'édifice de la Confédération, ainsi que sur un certain nombre d'autres décisions clés relatives à la VPLT.
    Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions ou de préciser les informations fournies afin que nous puissions obtenir les approbations demandées. Je suis accompagné de Jennifer Garrett et de Susan Kulba, qui m'aideront à répondre à ces questions au besoin.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup, monsieur d'Entremont.
    J'ai deux personnes sur la liste en ce moment. Il y a M. MacKinnon, qui sera suivi de Mme Findlay et de M. Julian.
    Allez‑y, monsieur MacKinnon.

[Français]

    Monsieur d'Entremont, je vous remercie de guider de main de maître les travaux de notre groupe, auquel nous sommes fiers de participer. Je remercie également Mmes Kulba et Garrett de leur dévouement. Je sais que le projet avance somme toute très bien. Nous avons toujours hâte d'entendre vos mises à jour à ce sujet.
    Je suis en faveur des plans qui ont été véhiculés aujourd'hui, sauf pour ce qui est d'un élément, que je crois essentiel. Je l'ai d'ailleurs soulevé lors de nos entretiens au sein du Groupe de travail. Mon inquiétude porte sur les espaces temporaires où logeront les députés pendant la non-disponibilité de l'édifice de la Confédération. Je continue de croire que les députés et les membres de leur personnel qui seront déplacés de l'édifice de la Confédération pourront être logés temporairement à l'îlot 2, pourvu que les sénateurs acceptent de rester pendant un certain temps là où ils sont, c'est-à-dire dans les espaces avoisinant l'édifice temporaire du Sénat, le temps qu'on finisse les travaux à l'édifice de la Confédération. Ainsi, on éviterait de déplacer des députés beaucoup plus loin, sur la rue Queen, dans des espaces temporaires. Il faut penser aux coûts et, évidemment, au besoin des députés d'être à proximité de la Colline du Parlement. Je pense que c'est une question qu'on devra régler avec le Sénat ultimement.
    Cela mis à part, je reconnais que des économies peuvent découler du plan en une seule phase pour la réfection de l'édifice de la Confédération. Évidemment, nous avons hâte de recevoir d'autres mises à jour relativement à l'îlot 2, qui, comme tout le monde le sait, remplira un trou béant du centre-ville et sera une source de fierté pour l'ensemble de la Cité parlementaire.

  (1150)  

M. Chris d'Entremont:
    Je peux dire quelques mots à ce sujet.
    Notre priorité demeure toujours les députés de la Chambre. Nous voulons nous assurer qu'ils ont l'occasion d'occuper des bureaux à long terme. Nous ne voulons pas qu'ils déménagent trop souvent dans l'avenir, une fois que l'îlot 2 sera prêt. Nous allons faire de notre mieux pour négocier avec le Sénat et nous assurer que nous avons la priorité pour ce qui est de cet édifice.
L’hon. Steven MacKinnon:
    Madame Garrett, avez-vous un commentaire à formuler?

[Traduction]

Mme Jennifer Garrett (sous-ministre adjointe par intérim, Services publics et Approvisionnement Canada):
    J'ajouterais que la clé pour réaliser des économies réside en partie dans le moment choisi pour la réhabilitation de l'édifice de la Confédération. C'est une fourchette importante, mais procéder en une seule étape et trouver un espace transitoire convenable sont la clé de cette stratégie. Cela fera partie de l'analyse plus vaste qui sera présentée au Comité pour qu'il prenne une décision, au bout du compte.
    Nous ne ménageons aucun effort dans notre collaboration avec les administrations de la Chambre des communes et du Sénat pour déterminer quelles seraient ces options, et nous les examinons toutes à ce stade‑ci. Ensuite, une fois que nous aurons des options viables, nous procéderons aux vérifications financières appropriées afin de formuler une recommandation finale de stratégie en une ou deux étapes, que nous espérons pouvoir soumettre à l'automne.
L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie.
    Allez‑y, madame Findlay.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Merci, monsieur le président. Je voulais simplement demander une précision. Vous aviez une diapositive sur l'édifice de la Confédération où il était question de « MC2017 ». Est‑ce que cela signifie « mémoire au Cabinet de 2017 »? Est‑ce ce dont il est question, par opposition à une recommandation de notre bureau?
Mme Jennifer Garrett:
    Oui. La structure que nous devons suivre pour réaliser la VPLT consiste notamment à obtenir l'approbation du Cabinet. La mention « MC » dans la documentation fait donc référence à cette approbation.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Était‑ce en 2017?
Mme Jennifer Garrett:
    Oui.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Je vois.
    Ensuite, cette approche en une seule étape, qui me semble logique, serait moins coûteuse et prendrait moins de temps. Il est question d'espaces transitoires supplémentaires dans les bureaux. Je suppose que cela me fait penser qu'avec l'adoption d'un milieu de travail hybride pour la fonction publique, il pourrait y avoir des bureaux disponibles dans des immeubles de bureaux gouvernementaux moins achalandés, qui pourraient être envisagés pour une partie de ces espaces transitoires supplémentaires.
    Y avez-vous songé?
Mme Jennifer Garrett:
    Le problème que nous rencontrons, c'est que le Parlement a un emplacement géographique physiquement très limité. Nous avons donc des limites géographiques exiguës à l'intérieur desquelles nous voulons nous assurer que vous avez un espace de bureaux et un accès facile, notamment pour les votes et ce genre de choses.
    Honnêtement, l'un des défis que nous aurons à relever entourant l'espace transitoire de l'édifice de la Confédération sera de trouver un emplacement réaliste qui permettra aux députés de se rendre là où ils doivent être dans la Cité parlementaire. Dans le cadre de ce programme de réduction, il n'y a pas beaucoup de lieux appartenant au gouvernement qui se trouvent dans cette zone géographique physique.
    Si la Chambre des communes est disposée à élargir ces espaces gouvernementaux, alors c'est possible. Mais à l'heure actuelle, les exigences avec lesquelles nous travaillons sont fondées sur vos besoins opérationnels parlementaires. Le plus loin que nous sommes allés jusqu'à maintenant est sur la rue Queen.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    J'ai un autre aspect à aborder, monsieur le président.
    Je sais que le centre de conditionnement physique de l'édifice de la Confédération est utilisé par beaucoup de députés. Avez-vous des idées pour un espace de remplacement pendant la fermeture de l'édifice?
Mme Susan Kulba (directrice générale et architecte en chef, Biens immobiliers, Chambre des communes):
    Nous avons l'intention de remplacer le centre de conditionnement physique. Nous n'avons tout simplement pas d'endroit pour le faire en ce moment.
    Idéalement, nous aimerions que le centre se trouve dans un immeuble occupé par des députés. Ce sera décidé à la prochaine étape de l'étude. Nous vous reviendrons avec des solutions là‑dessus.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Je vous remercie tous de votre travail acharné. Je sais que les heures ont été longues et que l'horaire est plein, et je vous en remercie tous.
L’hon. Greg Fergus:
    Vous avez posé de bonnes questions.
    Monsieur Julian, vous avez la parole.

  (1155)  

[Français]

M. Peter Julian (leader à la Chambre du Nouveau Parti démocratique):
    Merci beaucoup, monsieur le Président.
    Monsieur d'Entremont, madame Kulba et madame Garrett, je vous remercie tous les trois, ainsi que vos équipes, du travail que vous avez effectué.
    Présentement, combien y a-t-il de pièces servant de bureaux parlementaires à l'édifice de la Confédération?

[Traduction]

Mme Susan Kulba:
    Il y en a environ 160. C'est l'un des plus grands édifices abritant des bureaux parlementaires.

[Français]

M. Peter Julian:
     Alors, ça poserait vraiment un problème dans le cas d'environ 60 bureaux, pour lesquels rien n'est prévu pour l'instant.
    Le Sénat a déménagé temporairement au centre-ville, près du marché, dans l'ancienne gare centrale d'Ottawa. Est-il possible de négocier avec le Sénat pour que ce dernier prenne d'autres bureaux, plus près de l'édifice du Sénat temporaire, et que, pour notre part, nous installions certains bureaux dans l'édifice Victoria? Est-ce quelque chose qui a déjà été discuté ou envisagé?

[Traduction]

Mme Jennifer Garrett:
    Je dirais à vrai dire — et je ne veux certainement pas parler au nom du Sénat et aborder ses exigences — que nous en sommes aux premiers stades de l'étude de ce à quoi pourrait ressembler la stratégie en une seule étape et les options d'espace transitoire. Il serait trop tôt pour que je puisse dire quelle est notre stratégie entourant un édifice donné.
    Ce que je peux dire, c'est que la Chambre des communes, le Sénat et nous avons entamé des discussions coordonnées sur toutes ces options, et que tous les immeubles du portefeuille y sont mentionnés et cités.
M. Peter Julian:
    D'accord. Je vous remercie.
    L'autre question que je veux poser concerne un aspect qui a certainement été un grand défi dans la rénovation de l'édifice de l'Ouest, à savoir l'amiante. Je présume que ce sera un problème pour l'édifice de la Confédération.
Mme Jennifer Garrett:
    Nous n'avons pas encore mené d'enquêtes poussées pour en établir la quantité, mais je pense qu'on peut affirmer sans crainte que nous allons trouver des substances désignées dans un bâtiment de cet âge, qui devra être décontaminé.
M. Peter Julian:
    Je vous en remercie.
    Voilà pourquoi j'appuie la recommandation de procéder en une seule étape. Si nous parlons de substances comme l'amiante qui peuvent causer de graves problèmes de santé, il n'est pas logique d'essayer de rénover progressivement l'édifice de la Confédération. J'appuie donc les deux recommandations, et j'ai hâte de poursuivre les discussions lorsque vous reviendrez au Bureau de régie interne à une date ultérieure.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci, monsieur Julian.
    Monsieur Scheer, vous avez la parole.
L’hon. Andrew Scheer (leader à la Chambre de l'opposition officielle):
    Je suis désolé de devoir vous demander de m'expliquer une chose, en espérant que ce soit simple.
    À l'heure actuelle, si nous optons pour une seule étape, l'îlot 2 a‑t‑il une capacité suffisante, à condition que le Sénat ne l'utilise pas? Y a‑t‑il suffisamment d'espace dans l'îlot 2 pour accueillir tout le monde de l'édifice de la Confédération?
L’hon. Greg Fergus:
    Madame Garrett, vous avez la parole.
Mme Jennifer Garrett:
    On est près de pouvoir y accueillir tout le monde.
L’hon. Andrew Scheer:
    D'accord. De quoi parlons-nous? Je pose la question parce que je regarde...
     M. Mark Gerretsen: Ce sera tout le monde, sauf votre bureau.
     L'hon. Andrew Scheer: Oui.
     Des députés: Oh, oh!
     L'hon. Andrew Scheer: Si je dois retourner dans l'édifice de la Confédération, j'ai fait quelque chose de mal.
    Je ne fais que songer à un déménagement en trois volets. Disons que le Sénat emménage à l'îlot 2, et que certains déménagent de l'édifice de la Confédération à l'îlot 2, puis que nous devons ensuite trouver de nombreux espaces transitoires. Il me semble que, si les sénateurs restent où ils sont maintenant, ils pourraient nous aider en faisant preuve d'un peu plus de patience. Nous pourrions ainsi éviter beaucoup de magasinages immobiliers et de coûts connexes. Je pense que nous devrions minimiser le nombre de déménagements.
    Il est très coûteux de tout emballer et de négocier des baux. Je pense que nous ne devrions pas simplement examiner la question de façon générale, mais peut-être faire des calculs et établir combien d'économies il y aurait à garder les sénateurs là où ils sont, en permettant à tout le monde de l'édifice de la Confédération d'emménager, avec au besoin un minimum d'espace transitoire. Nous pourrions avoir des chiffres à comparer et à présenter au Sénat: « Écoutez, ce serait une économie importante si nous pouvions procéder de cette façon. »
L’hon. Greg Fergus:
    Monsieur d'Entremont, vous avez la parole.
M. Chris d'Entremont:
    Du côté de la VPLT, nous avons l'occasion d'examiner cela de très près. Je suis entouré d'une très bonne équipe et de bons membres du Groupe de travail. D'ailleurs, certains membres du Bureau de régie interne font également partie du groupe. Je pense que nous devrions en discuter pour nous assurer d'avoir les bons chiffres.
    Je pense qu'il est tout à fait de notre ressort d'essayer de faire ce que vous proposez.

  (1200)  

L’hon. Andrew Scheer:
    D'accord.
    Soyons clairs: je propose de réaliser une étude assez importante. Nous ne dépenserions pas beaucoup d'argent pour cette étude, mais nous sortirions les calculatrices et ferions une sorte d'analyse coûts-avantages réaliste.
    Je vous remercie.
L’hon. Greg Fergus:
    C'est parfait. Merci.

[Français]

    Madame DeBellefeuille, vous avez la parole.
Mme Claude DeBellefeuille (whip du Bloc québécois):
    Merci beaucoup, monsieur le Président.
    D'entrée de jeu, je veux féliciter les deux dirigeantes du projet. Je remarque que ce sont des femmes, alors je trouve encourageant de voir que deux femmes dirigent des rénovations importantes de l'institution du Parlement. Je les félicite toutes les deux.
    Au Bloc québécois, nous allons aussi appuyer les deux propositions. Cela dit, je suis également sensible à l'argument que M. MacKinnon a opposé à l'idée de reculer des bureaux de députés vers la rue Queen.
    Madame Garrett, l'inquiétude que j'ai concerne surtout la sécurité. Vous savez que les services de sécurité de la Cité parlementaire se sont un peu étendus, à la suite de ce que nous avons vécu ces dernières semaines ou ces derniers mois. Selon moi, le fait que des députés puissent être logés plus loin implique aussi l'agrandissement de la zone dans laquelle les agents de la sécurité assurent des services.
    Est-ce un aspect que vous avez travaillé, étudié ou exploré? Avez-vous examiné la question des besoins en matière de sécurité si on devait reculer des bureaux de députés jusqu'à la rue Queen parce que le Sénat refuserait de rester encore un peu plus longtemps là où il est logé présentement?
L’hon. Greg Fergus:
    Qui voudrait répondre à cette question?
    Madame Garrett, vous avez la parole.

[Traduction]

Mme Jennifer Garrett:
    Je...

[Français]

Mme Claude DeBellefeuille:
    Madame Garrett, pouvez-vous me répondre dans la langue dans laquelle je vous ai posé la question? Je vous en serais énormément reconnaissante.
Mme Jennifer Garrett:
     Oui, je vais essayer de vous répondre dans votre langue.
    Dans l'avenir, au moins 50 % des parlementaires travailleront sur la Colline du Parlement, de chaque côté de la rue Wellington. Pour cette raison, nous étudions toujours la situation et nous essayons de trouver des solutions pour assurer la sécurité de la Cité parlementaire. Pour chaque projet, notre stratégie est de travailler avec toutes les administrations impliquées afin de bien comprendre les besoins en matière de sécurité pour chaque édifice, qu'il soit permanent ou temporaire, comme c'est le cas pour le Sénat, et ce, afin de protéger tous les parlementaires.
    Pour le Sénat, la stratégie a jusqu'à maintenant été de consolider sa présence dans les trois édifices permanents. Toutefois, la phase des travaux pour l'édifice de la Confédération nous demande d'étudier toutes nos options.
    En tout temps, la sécurité est primordiale pour nous et pour nos activités.
    Est-ce que c'est assez clair?
Mme Claude DeBellefeuille:
    Oui. Je voulais vous féliciter pour votre français et vous inviter à profiter de vos comparutions devant le Bureau de régie interne pour le pratiquer. C'est comme ça que vous allez vous améliorer. J'apprécie énormément vos efforts de me répondre dans ma langue.
    Merci beaucoup.
L’hon. Greg Fergus:
     Merci, madame DeBellefeuille.
    Monsieur MacKinnon, la parole est à vous.
L’hon. Steven MacKinnon:
     Comme tout le monde a fait valoir son point de vue, je propose que nous entérinions ce qui est proposé aujourd'hui, tout en nous rappelant la question qui n'a pas encore été réglée. Il me paraît plus que logique que le Sénat accepte de demeurer là où il est. Il a des bureaux plus qu'acceptables et, de surcroît, plus près de l'édifice temporaire du Sénat que l'îlot 2. Je pense qu'il est tout à fait logique de faire cette proposition. Pour ce qui est des travaux, j'espère que nous pourrons avancer.

  (1205)  

L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup, monsieur MacKinnon. Je suis entièrement d'accord avec vous.
     Je pense qu'il y a consensus sur ces deux choses, avec un bémol. Il est certain que nous allons considérer les points qui ont été soulevés par M. Scheer, Mme DeBellefeuille, M. Julian et Mme Findlay.
    Monsieur d'Entremont, avez-vous quelque chose à rajouter?
M. Chris d'Entremont:
    Non, pas vraiment. Merci beaucoup.
L’hon. Greg Fergus:
    Est-ce qu'il y a un consensus, chers collègues? Je vois des hochements de tête.
    (La motion est adoptée.)
    Merci beaucoup.
    Nous allons maintenant passer au point 4: les budgets de perfectionnement professionnel et les politiques connexes. Nous avons avec nous Paul St George, que nous connaissons tous très bien, ainsi que Carolyne Evangelidis et José Fernandez.
    Monsieur St George, la parole est à vous.
    Je m'adresse au Bureau de régie interne dans le but d'obtenir l'autorisation de mettre à jour certaines politiques relatives au perfectionnement professionnel des employés des députés, des agents supérieurs et des députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux.
    En décembre 2022, au terme d'un projet-pilote, le Bureau a approuvé l'établissement permanent de budgets de perfectionnement pour ces employés.
    À la suite de consultations menées auprès des caucus, l'Administration propose des changements de politiques, avec effet rétroactif au 1er avril 2024. Les changements proposés vont faciliter et appuyer le développement de ces employés.

[Traduction]

    Les modifications proposées faciliteront davantage l'accès des employés au perfectionnement professionnel en élargissant l'admissibilité des frais de déplacement, y compris ceux engagés pour les formateurs. On acceptera également les dépenses liées à la formation de groupe organisée par les agents supérieurs de la Chambre et les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux, ainsi que les employés à court terme.
    De plus, l'admissibilité sera élargie aux employés qui travaillent pour un ou plusieurs députés et qui sont rémunérés pour un minimum de 15 heures par semaine. Enfin, les employés admissibles qui voyagent sans être accompagnés lors de déplacements spéciaux auront accès à des ressources de voyage.
    Ces changements de politique ne nécessiteraient pas de financement supplémentaire, car les budgets existants le permettent.
    Monsieur le Président, voilà qui conclut mon exposé. Nous serons heureux de répondre à vos questions.
L’hon. Greg Fergus:
    C'est à vous, madame Findlay.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Je vous remercie, monsieur le président. Je me disais simplement que ces services sont quelque peu sous-utilisés. Je crois savoir que seulement 16 % des députés s'en prévalent. J'ai essayé d'encourager le perfectionnement professionnel au sein de notre propre caucus. Certaines personnes semblent très conscientes de pouvoir y avoir accès, alors que d'autres ne semblent pas être au courant du budget. J'essaie de leur dire que c'est une façon pour leurs employés d'obtenir la formation dont ils ont besoin, par exemple.
    Compte tenu de cette réalité, êtes-vous en mesure de fournir ou d'estimer le montant approximatif que l'Administration de la Chambre dépense pour gérer l'ensemble des règles et des éléments uniques se rapportant aux budgets de perfectionnement professionnel?
    Je sais que moins de 300 000 $ ont été dépensés pour des réclamations. Je me demande quel est le ratio des frais généraux et administratifs.

  (1210)  

L’hon. Greg Fergus:
    Je vous écoute, monsieur St George.
M. Paul St George:
    Par votre entremise, monsieur le président, je remercie Mme Findlay de sa question.
    Nous n'avons pas de calcul précis des coûts d'administration. Ce que nous savons, à la lumière des coûts que nous avons établis au cours des derniers mois, c'est qu'environ 12 % des frais généraux sont attribuables à l'administration des services à la Chambre des communes. Avec cette proposition précise, nous souhaitons réduire au minimum les heures-personnes de mise en œuvre. Par exemple, nous établissons des codes précis dans le système. Ainsi, lorsqu'un député choisira une dépense, celle‑ci ira directement au budget de perfectionnement professionnel.
    Nous avons également intégré à notre système un contrôle des budgets des bureaux des députés, ou BBD, pour les députés qui sont peut-être sur le point d'épuiser ces budgets. Nous pourrons orienter le député ou répondre à ses questions sur l'admissibilité, afin d'établir si une dépense relève ou non du perfectionnement professionnel ou du BBD.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    J'ai une autre question.
    Dans le cadre de nos activités communes de formation, il y aurait eu des problèmes lorsque les gens ont essayé d'afficher leur BBD pour que la formation de leur personnel soit couverte, surtout en ce qui concerne les coûts communs. Je me demande simplement si vous vous penchez sur la question de savoir quand une formation plus importante peut être attribuée aux coûts communs du perfectionnement professionnel — plutôt qu'aux coûts particuliers — pour les personnes qui participent à la formation.
    Je pense simplement que nous avons besoin d'un peu plus de clarté, lorsque les députés cherchent à compenser ces coûts de formation — ce qui est logique; comme je l'ai dit, ce service est en fait sous-utilisé par rapport à ce qui est disponible. Ils doivent savoir où adresser leurs réclamations.
L’hon. Greg Fergus:
    Allez‑y, monsieur St George.
M. Paul St George:
    C'est tout à fait vrai, et c'est une proposition que nous allons soumettre à l'Administration, qui fera une analyse plus poussée.

[Français]

L’hon. Greg Fergus:
     Madame DeBellefeuille, vous avez la parole.
Mme Claude DeBellefeuille:
     Merci, monsieur le Président.
    Monsieur St George, je tiens tout d'abord à vous féliciter. J'ai lu l'entièreté des documents sur les budgets de perfectionnement professionnel, et je constate que vous avez accompli un gros travail de modernisation qui tient compte des règlements actuels du Manuel des allocations et services aux députés.
    Selon moi, tout employeur doit aujourd'hui veiller au perfectionnement professionnel de ses employés et les soutenir dans cette démarche, et cela part du leadership du patron. Je considère aussi que les députés du Bloc québécois ont beaucoup fait appel à ce budget, qui vise à soutenir et à perfectionner les compétences des employés. Nos députés tiennent beaucoup à ce budget parce qu'ils croient fortement que d'accompagner leur personnel dans sa démarche de perfectionnement est une manière de le retenir. Donc, ce n'est pas parce que le budget n'est pas utilisé qu'il n'est pas utile.
     Il faudrait peut-être demander aux députés qui ont des équipes pourquoi ils ne font pas la promotion du perfectionnement professionnel auprès de leur personnel et pourquoi, quand ils dressent leur plan d'action en début d'année, ils ne le considèrent pas comme étant prioritaire.
    Je pense qu'aujourd'hui, en 2024, la formation devrait faire partie des priorités de chaque patron. On sait que, dans son bureau de circonscription, c'est le député qui est le patron, tout comme c'est l'agent supérieur dans son cabinet. C'est à lui que revient la responsabilité de promouvoir la formation et de mettre en place un programme. En ce sens, vous avez tout mon appui.
    J'étais présente à la réunion du Bureau de régie interne lorsque M. Holland avait proposé à titre de projet pilote un budget de 5 000 $ hors budget pour la formation. On peut dire que ce projet a été pérennisé. Il est utile qu'il soit hors budget, même si la manière de l'utiliser est un peu rigide.
    J'aimerais dire à ma collègue conservatrice que les chiffres qu'elle a indiqués nous donnent une bonne idée de l'utilisation du fonds de 5 000 $. Cependant, on sait que beaucoup de bureaux de circonscription ont assumé des dépenses reliées à la formation, qui n'ont pas été imputées au poste de 5 000 $ hors budget. Autrement dit, on peut participer à une formation pour laquelle les frais de déplacement, les indemnités journalières et tous les frais connexes ont été imputés au budget du député, plutôt qu'au budget de 5 000 $ hors budget. Ça ne donne donc pas vraiment un portrait complet de la façon dont les sommes réservées à la formation sont utilisées.
    Dans cette optique, monsieur St George, votre proposition est beaucoup plus flexible et intéressante, car elle offre une multitude de possibilités beaucoup moins rigides, qui vont encourager les députés à organiser des séances de formation de groupe, même entre bureaux voisins, par exemple. Ils pourront alors imputer les frais de déplacement, les honoraires et les indemnités au bon budget. Je suis persuadée que, si les membres du Bureau ici présents ont le même enthousiasme que moi et vous donnent la possibilité de mettre vos modifications en place, vous nous présenterez l'année prochaine de meilleurs résultats quant au taux de participation du personnel à la formation, ainsi qu'aux montants utilisés dans le budget réservé à cette fin.
    Je suis donc très fière de vous, parce que ce n'était pas un mince travail que vous aviez à faire. Je veux vous féliciter, ainsi que votre équipe et celle des Ressources humaines, pour avoir bien travaillé ensemble pour vous moderniser et vous mettre au goût du jour, tout en tenant compte des règlements administratifs et des objectifs et des priorités en matière de ressources humaines. Grâce à la divulgation publique, tout le monde pourra voir que la gestion des dépenses en formation de chaque bureau sera plus facile et plus transparente. Je tiens donc à vous féliciter pour votre immense travail.
    Je suis fière de vous et j'espère avoir pu convaincre ma collègue conservatrice d'accepter vos modifications et votre proposition, parce qu'elles s'inscrivent vraiment dans une tendance d'amélioration continue et de soutien du perfectionnement professionnel de nos équipes.

  (1215)  

L’hon. Greg Fergus:
     Merci beaucoup, madame DeBellefeuille.
    Monsieur Julian, vous avez la parole.
M. Peter Julian:
    Monsieur St George, j'aimerais dire que j'appuie la proposition moi aussi, et je voulais vous remercier de votre travail à ce sujet.
     La formation professionnelle est absolument fondamentale, car elle nous permet de nous assurer que nous retenons les gens qui travaillent pour nous et que nous leur permettons de se développer. Elle nous permet aussi d'offrir un meilleur niveau de service. Le personnel de mon bureau de circonscription dans New Westminster—Burnaby aide plus de 1 000 citoyens par année relativement à des dossiers qui sont parfois extrêmement complexes. Chaque année, mon équipe a heureusement la possibilité de profiter de cette formation professionnelle. Chaque année, mon équipe y participe pleinement et nous utilisons ces fonds. Mon équipe a développé des compétences qui lui permettent d'offrir un meilleur niveau de service à la population.
    C'est donc extrêmement important pour retenir les employés et pour offrir un meilleur service. À mon avis, il est très clair que c'est un succès. Je pense que la proposition que nous étudions permettrait d'offrir un meilleur encadrement et plus de possibilités d'offrir des services à la population. Je trouve extrêmement important que le gouvernement travaille dans l'intérêt des gens et des citoyens. Je ne suis pas de ceux qui pensent qu'on va diminuer les services et que ce sera correct. En réalité, il faut donner un meilleur niveau de service, et la formation professionnelle nous donne justement la possibilité de donner ce meilleur niveau de service.
    Je vous félicite donc, et je vous remercie de la proposition, que j'appuie pleinement.
L’hon. Greg Fergus:
     Merci beaucoup, monsieur Julian.
     Monsieur St George, si je me fie aux commentaires très élogieux à votre égard et à l'égard de votre équipe, je constate qu'il y a consensus ici pour adopter les quatre recommandations. On voudra peut-être revenir sur la question du coût d'administration de ces programmes de formation.

[Traduction]

    C'est très bien. Félicitations pour ces quatre éléments.
    Chers collègues, nous allons maintenant passer au cinquième point, à savoir la Charte d'audit interne et le plan et le rapport annuel d'audit et amélioration pour 2024.
    Nous accueillons aujourd'hui Mme Ruff. Elle est notre dirigeante principale d'audit.
    Madame Ruff, je vous cède la parole.

  (1220)  

[Français]

     Je suis ici aujourd'hui pour présenter, pour approbation, la charte d'audit interne et le plan d'activités de 2024. Je vais aussi présenter le rapport annuel à titre d'information.
     Fondamentalement, l'audit interne effectue des examens impartiaux des systèmes, des processus et des procédures internes au sein de l'Administration de la Chambre afin d'aider l'organisation à fonctionner d'une façon efficiente et efficace. Les responsabilités et les pouvoirs qui orientent la fonction sont décrits dans la charte d'audit interne.
    Il y a eu quelques changements mineurs à la charte cette année afin qu'elle reflète mieux les nouvelles normes professionnelles de l'Institut des auditeurs internes. Le changement le plus important a été de clarifier le rôle du Bureau dans l'approbation de la charte et du plan d'audit.
    Le plan d'activités pour l'année 2024-2025 décrit les missions que nous avons choisies selon une analyse des risques. Elles reflètent les priorités de l'Administration. Cette année, nous visons une mission d'assurance sur les déplacements, un audit de la conformité de l'approvisionnement et un examen de l'équipe du service à la clientèle.

[Traduction]

    Enfin, le rapport annuel, qui couvre l'exercice 2023‑2024, souligne notre plus récente mission d'assurance sur les heures supplémentaires, dont l'objectif était de veiller à ce que des contrôles internes soient en place et fonctionnent efficacement pour les transactions d'heures supplémentaires. De plus, le rapport résume les résultats du suivi des mesures de gestion visant à donner suite aux missions déjà réalisées.
    Compte tenu des résultats des missions décrits dans le rapport, il n'y a pas d'enjeux ou de risques importants à l'heure actuelle qui nécessitent l'attention du Bureau.
    Je me ferai un plaisir de répondre à vos questions.
    Je vous remercie.
L’hon. Greg Fergus:
    Y a‑t‑il des questions ou des commentaires, chers collègues?
    Comme il n'y en a pas, je vous remercie beaucoup, madame Ruff. Je vous adresse mes félicitations.

[Français]

    Il semble qu'il n'y ait pas de questions.
     Merci beaucoup.

[Traduction]

    Nous allons maintenant poursuivre la séance à huis clos. Nous allons prendre quelques minutes pour effectuer le changement.
    [La séance se poursuit à huis clos.]
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