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PACP Rapport du Comité

Si vous avez des questions ou commentaires concernant l'accessibilité à cette publication, veuillez communiquer avec nous à accessible@parl.gc.ca.

David Christopherson
Président
Comité permanent des comptes publics
Chambre des communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Monsieur,

Conformément à l’article 109 du Règlement de la Chambre des communes, au nom du gouvernement du Canada, j’ai le plaisir de joindre la réponse du gouvernement aux recommandations du Cinquième rapport du Comité permanent des comptes publics : Chapitre 1, La gestion et le contrôle financiers et la gestion des risques, du Rapport « Le Point » de 2011 de la vérificatrice générale du Canada.

Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement grâce à l’intendance prudente des fonds publics, à la protection des biens publics et à l’utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques. Ils s'attendent également à des rapports financiers fiables qui montrent de façon transparente et responsable comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

Par le truchement de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le gouvernement du Canada a démontré son engagement à répondre à ces attentes. La Politique a pour objectif de gérer les risques reliés à la gérance des ressources publiques grâce à des contrôles internes efficaces, y compris les contrôles en matière de rapports financiers. La Politique exige que les résultats des évaluations fondées sur les risques des contrôles des rapports financiers, et qu’un plan d’action visant à apporter tout ajustement nécessaire, soient publiés chaque année sous la forme d’une annexe aux états financiers annuels du Ministère.

Pour donner suite à la Recommandation 1 du Rapport du Comité permanent des comptes publics (CCP), veuillez trouver ci-joint les rapports faisant état des évaluations fondées sur les risques de la conception et de l’efficacité des contrôles des rapports financiers menées au ministère des Finances Canada et à Anciens Combattants Canada. Ces deux évaluations démontrent que les deux ministères tiennent un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, en identifiant les risques et en prenant des mesures pour les atténuer.

Dès qu’ils seront disponibles, les rapports confirmant l’achèvement des évaluations des ministères Agriculture et Agroalimentaire Canada, Affaires étrangères et Commerce international Canada, Ressources humaines et Développement des compétences Canada, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada, et Transports Canada seront remis au Comité par les ministres responsables respectifs.

En ce qui concerne les Recommandations 2 et 3 du Rapport du Comité au sujet de la budgétisation et de l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice, le Secrétariat du Conseil du Trésor suit le plan que le président du Conseil du Trésor a présenté au début de 2008 aux présidents du CCP et du Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (OGGO).  

La nature des crédits est distincte de la question des rapports financiers. Le changement de méthode comptable utilisée pour l’affectation des crédits n’est pas un simple changement, mais un changement radical de la manière dont le Parlement exerce le contrôle des dépenses. Même si les points de vue sont nombreux sur la méthode comptable qui pourrait convenir le mieux à des fins de contrôle, il n’y a pas de modèle exemplaire ni de recommandations des organismes de normalisation reconnus. L’expérience internationale est mitigée sur la question. L’Australie, depuis longtemps vue comme le « meneur » au chapitre de l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice, a décidé en 2009 d’instaurer l’affectation des crédits selon les besoins nets de trésorerie, en partie à cause des problèmes engendrés par l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice dans la façon dont les organismes géraient l’affectation des crédits et en rendaient compte, et de la perception que l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice avait occasionné un manque de transparence.

Les témoins qui ont comparu devant l’OGGO dans le cadre de sa récente étude au sein du Parlement, l’Étude du processus d’examen des prévisions budgétaires et des crédits, ont eux aussi exprimé un éventail de points de vue sur l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice. Plusieurs témoins étaient favorables à l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice; la plupart ne l’étaient pas, et certains ont recommandé d’autres changements à la nature des crédits. 

Le Secrétariat du Conseil du Trésor utilise l’information découlant de l’Étude du processus d’examen des prévisions budgétaires et des crédits de l’OGGO et d’autres sources, ainsi qu’une évaluation de la budgétisation ministérielle selon la comptabilité d’exercice qui est menée au cours du présent exercice pour formuler une recommandation concernant l’affectation des crédits selon la comptabilité d’exercice. Cette recommandation sera communiquée au CCP.

J’aimerais profiter de l’occasion pour vous remercier, vous et les membres du Comité permanent, pour vos travaux.

Cordialement,




L’honorable Tony Clement
Président du Conseil du Trésor

Pièces jointes



MINISTÈRE DES FINANCES CANADA

ANNEXE À LA DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ DE LA
DIRECTION ENGLOBANT LE CONTRÔLE INTERNE EN
MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS

1. Introduction

Le présent document fait partie intégrante de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers et des états financiers du ministère des Finances Canada (le Ministère) pour l’exercice 2010‑2011.

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (la Politique) s’applique au Ministère depuis le 1er avril 2009. Aux termes de la Politique, le Ministère est tenu de prendre des mesures pour tenir à jour un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) et d’évaluer chaque année ce système afin de déterminer son efficacité continue.

Entre autres, un système efficace de CIRF est un élément fondamental de la capacité du Ministère de produire des États financiers ministériels pertinents et fiables, et de soumettre ces états financiers à un audit externe fondé sur les contrôles, s’il est tenu de le faire. 

La Politique exige également que soit fourni tous les ans, sous la forme de la présente annexe, un résumé des résultats de l’évaluation du système de CIRF et des mesures prises pour corriger tout problème important relevé soit inclut dans la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, sous le même format que cet annexe dans le cadre de l’évaluation.


1.1 Pouvoir, mandat et activités de programmes

Le ministère des Finances Canada élabore des politiques et offre des conseils au gouvernement dans l’optique de créer une économie saine au bénéfice de l’ensemble des Canadiens. Par exemple :

  • Il planifie et prépare le budget du gouvernement fédéral;
  • Il analyse et conçoit les politiques fiscales;
  • Il élabore des règlements visant les banques et les autres institutions financières sous réglementation fédérale;
  • Il administre les transferts fédéraux aux provinces et aux territoires;
  • Il élabore des politiques en matière de finances internationales et participe à la conception des politiques tarifaires du Canada;
  • Il suit de près l’évolution de la situation économique et financière au Canada et offre des conseils stratégiques sur un vaste éventail de questions économiques.
  • Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programmes du ministère des Finances Canada en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

1.2 Aperçu financier

Les états financiers non vérifiés du Ministère font partie du Rapport ministériel sur le rendement déposé tous les ans. Voici l’aperçu pour l’exercice 2010‑2011 (montant exprimé en millions de dollars, à moins d'avis contraire).


État des résultats

  • Les dépenses totales du Ministère étaient de 81 105$ (82 821$ en 2010). La majeure partie des dépenses consiste dans les paiements de transfert aux provinces et territoires, de 52 322$ (55 344$ en 2010), et les frais de la dette publique, de 27 864$ (26 910$ en 2010).

  • Les revenus totaux se sont élevés à 4 459$ (3 736$ en 2010). Ils comprennent essentiellement les produits des placements faits dans le Compte du fonds des changes et les intérêts sur les fonds avancés aux termes du Cadre des emprunts des sociétés d’État.

État de la situation financière

  • Au 31 mars, l’actif du Ministère s’élève à 159 938$ (158 490$ au 31 mars 2010). Figurent principalement à l’actif les avances consenties en vertu du Cadre des emprunts des sociétés d’État de 96 579$ (96 468$ au 31 mars 2010), les comptes d’opérations de change de 48 507$ (46 950$ au 31 mars 2010) et le montant à recevoir du Trésor de 6 938$ (7 155$ au 31 mars 2010).

  • Au 31 mars, le passif du Ministère s’élève à 605 609$ (576 684$ au 31 mars 2010). Figurent notamment au passif la dette non échue de 587 058$ (555 138$ au 31 mars 2010), les taxes et impôts à payer aux termes d’accords de perception fiscale de 6 622$ (6 382$ au 31 mars 2010) s’y rattachant ainsi que l’intérêt à payer de 6 538$ (6 778$ au 31 mars 2010).

  • La note 1 des états financiers ministériels et du Rapport ministériel sur le rendement fournit des renseignements contextuels supplémentaires sur la nature de ces transactions.

1.3 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Ministère se fie à d’autres organisations, ou à leur concours, pour produire ses rapports sur certaines opérations financières. Il se fie également à d’autres organisations pour avoir accès à l’infrastructure permettant de régler les opérations et de gérer le Trésor.

Voici les principales organisations qui offrent des services au Ministère, en fonction de leur importance globale dans les rapports financiers :

  • La Banque du Canada, à titre d’agent financier pour le compte du gouvernement du Canada;

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui gère le Système normalisé des paiements (SNP) et par l’entremise duquel le Ministère traite la majorité de ses dépenses;

  • l’Agence du revenu du Canada (ARC), qui fournit au Ministère l’information nécessaire à l’établissement des taxes et impôts à recevoir et à payer aux termes d’accords de perception avec les gouvernements provinciaux, territoriaux et autochtones;

  • Le Bureau du contrôleur général (BCG) coordonne les méthodes sur la constitution de provisions en ce qui a trait à certains passifs éventuels et fournit des hypothèses actuarielles liées aux prestations de départ des employés;

  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), qui fournit au Ministère du soutien opérationnel comme des services de comptabilité, de gestion de la paie et des avantages sociaux et de gestion des principaux systèmes informatiques, y compris son système comptable informatisé (ci après « services généraux partagés »);

  • Le ministère de la Justice, qui fournit continuellement des conseils sur la nature de certains passifs éventuels du Ministère à la date du rapport.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2010‑2011

Certains éléments clés ont subi des variations au cours de l’exercice 2010‑2011.

  • Le Ministère a regroupé les postes de directeur, Valeurs et Éthique, et d’agent pour la protection des fonctionnaires divulgateurs. La consolidation de ces postes permet aux employés d’avoir accès à un point de contact et de service unique pour recevoir des conseils sur les questions liées aux valeurs et à l’éthique et pour faire des divulgations protégées d’actes répréhensibles conformément à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles.

  • Certains services ministériels partagés fournis au Ministère par le SCT ont été transférés au Ministère ou mis en œuvre par ce dernier. Par conséquent, la rémunération et les avantages sociaux, les services de sécurité propres au Ministère et certains services administratifs sont maintenant mieux adaptés aux exigences et besoins particuliers du Ministère.

  • Le Ministère a satisfait aux nouvelles exigences de la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor lors de la préparation de ses états financiers ministériels de 2010 2011. Les résultats des exercices précédents ont été retraités pour tenir compte de la nouvelle norme et sont présentés comme il se doit dans les états financiers. 

2. Environnement de contrôle du Ministère relatif au CIRF

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés


Les postes et les comités clés du Ministère énumérés ci‑dessous sont chargés d’assurer et d’examiner l’efficacité du système de CIRF.

Sous ministre – Le sous ministre relève directement du ministre et, en tant qu’administrateur des comptes, il a la responsabilité générale des mesures visant à tenir à jour un système efficace de contrôle interne et exerce un leadership à cet égard. Le sous ministre est membre du Comité ministériel de vérification et d’évaluation.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF appuie le sous ministre en établissant et en tenant à jour un système de contrôle interne en matière de gestion financière, y compris les rapports financiers et les comptes du Ministère, et en agissant comme gestionnaire principal des questions relatives aux lois, règlements, politiques, directives et normes.

Cadres supérieurs ministériels – Les cadres supérieurs ministériels responsables de l’administration des programmes sont chargés d’assurer et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat.

Vérification interne et évaluation (dirigeant principal de la vérification) (DPV) – Le personnel de la Direction de la vérification interne et de l’évaluation fournit des services de vérification interne et d’évaluation au sous ministre, aux gestionnaires ministériels et au Comité externe de vérification et d’évaluation. Il appuie le sous ministre et la haute direction dans l’atteinte des objectifs stratégiques du

Ministère en leur fournissant de l’information, des assurances et des conseils objectifs, indépendants et factuels sur l’efficacité, l’efficience et le rapport coût efficacité des activités ministérielles.

Comité ministériel de vérification et d’évaluation (CMVE) – Le CMVE est un comité consultatif dont la plupart des membres n’occupent pas un poste au sein de la fonction publique fédérale. Le comité peut donc fournir au sous‑ministre une orientation et des conseils objectifs et indépendants. Le comité recommande l’approbation par le sous‑ministre des plans d’audit et d’évaluation ministériels, surveille le rendement de la fonction de vérification interne et d’évaluation au sein du Ministère et examine les états financiers ministériels et les recommande à l’approbation du sous‑ministre. Il examine également les résultats des audits et des évaluations ainsi que les réponses et les plans d’action élaborés par la direction pour donner suite aux recommandations découlant des audits. De plus, il examine le profil de risque ministériel et les ententes de contrôle interne ministérielles.


2.2 Principales mesures de contrôle à l’échelle du Ministère

L’environnement de contrôle du Ministère prévoit en outre un ensemble de mesures visant à améliorer les compétences des employés grâce à une sensibilisation accrue ainsi qu’à des connaissances et des outils pertinents. Voici quelques unes des principales mesures :

  • Un Bureau des valeurs et de l’éthique fournit des services et des conseils sur les questions liées aux valeurs et à l’éthique, et discute des dilemmes éthiques conformément au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et au Code régissant les conflits d’intérêts du personnel du ministère des Finances afin de sensibiliser les employés à l’importance d’éviter ou, s’il y a lieu, de régler les conflits d’intérêts entre leurs fonctions officielles et leurs intérêts personnels. L'obligation de présenter annuellement de l’information est un aspect important du code;

  • Un processus particulier relatif à la divulgation d’actes répréhensibles en milieu de travail selon la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensible;

  • Une section spéciale relevant du DPF chargé de la surveillance du CIRF;

  • Un profil de risque ministériel;

  • Un plan de vérification interne axé sur le risque;

  • Des ententes de rendement annuelles qui précisent les responsabilités en matière de gestion financière;

  • Des programmes de formation et des communications visant les principaux secteurs de la gestion financière;

  • La mise à jour régulière des pouvoirs délégués et des contrôles de l’accès aux données;

  • Des systèmes informatiques servant à accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience.

3. Évaluation du système de CIFR du Ministère

3.1 Base de référence

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, un système de CIFR efficace vise à fournir l’assurance raisonnable que :

  • Les opérations sont dûment autorisées;

  • Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;

  • Les éléments d’actif sont protégés;

  • Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Pour veiller à ce que ces objectifs soient atteints, il faut évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du CIRF parallèlement à la surveillance continue de l’ensemble du système.

L’efficacité de la conception est l’assurance que les sont proportionnels aux risques qu'ils visent à atténuer et que tous les correctifs ont été apportés.

L’efficacité opérationnelle vise à assurer que les principaux contrôles ont fait l'objet d'essais au cours d'une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

Un programme de surveillance continue permettrait de relever les éléments nécessitant une surveillance, une mise à jour ou des évaluations continues ou périodiques selon un cycle défini en fonction du niveau de risque associé aux processus opérationnels.

Pour atteindre ces objectifs, le Ministère a officialisé sa stratégie. L’approche adoptée comporte deux grands volets, lesquels sont définis et validés à nouveau annuellement.

Premièrement, un niveau de risque lié à l’information financière approprié est attribué pour chaque processus opérationnel d’importance au sein du Ministère. Le niveau de risque est jugé élevé, modéré ou faible en fonction des critères suivants :

  • le caractère significatif du processus opérationnel;

  • la nature du compte, à savoir s’il est propre au Ministère ou s’il revêt une importance stratégique pour l’ensemble du gouvernement;

  • le volume d’activités et la complexité et l’homogénéité des opérations comprises dans le processus opérationnel;

  • la vulnérabilité aux pertes en raison de la nature du processus;

  • l’existence de toute recommandation issue d’audits internes ou externes.

Deuxièmement, un cadre de surveillance continue est établi afin de déterminer à quelle fréquence et de quelle façon un processus opérationnel donné doit être examiné. Le cadre actuel est le suivant :

  • Si le processus opérationnel représente un risque élevé, la conception et l’efficacité opérationnelle du processus sont testées au cours de la même période d’évaluation.

  • Si le processus opérationnel représente un risque modéré, la conception et l’efficacité opérationnelle du processus sont testées au cours de la même période d’évaluation au moins une fois tous les trois exercices. Si les ressources le permettent ou si les circonstances l’exigent, des tests peuvent être réalisés plus souvent.

  • Si le processus opérationnel représente un risque faible, l’efficacité de la conception des processus est testée au moins une fois tous les trois exercices. Si les ressources le permettent ou si les circonstances l’exigent, la documentation peut être plus fréquente.

Les circonstances pouvant nécessiter la réévaluation d’un risque ou le réexamen d’un processus opérationnel à une fréquence différente de celle qui a été établie peuvent comprendre l’instauration par le BCG de nouvelles lignes directrices sur les processus communs de gestion financière, de nouvelles initiatives lancées par le Ministère ou toute question portée à l’attention de la direction lors d’audits internes ou externes.

Périodiquement, ou s’il survient d’importants changements ministériels, l’efficacité des contrôles informatiques généraux et des contrôles à l’échelle de l’entité seront également validés à nouveau.

Les audits internes réalisés au sein du Ministère sont menés conformément au plan d’audit approuvé annuellement par le CMVE. Si la nature, l’étendue et la portée d’un audit interne sont pertinentes par rapport aux objectifs de la Politique, elles sont incorporées comme il se doit dans l’évaluation pour tout exercice donné, quel que soit le processus opérationnel audité. Cette stratégie permet de réaliser des gains d’efficience au sein du Ministère.


3.2 Portée de l’évaluation ministérielle 

Le Ministère a terminé son processus annuel d’évaluation des risques en respectant les étapes et le cadre décrits à la section 3.1.

Les résultats de cette démarche ont notamment permis de déterminer l’étendue des travaux requis pour 2010‑2011. Le plan de travail à cet égard est présenté dans le tableau ci‑dessous :

Le plan de travail 2010-2011

Processus opérationnel ou secteur de contrôle

Compris dans la portée de l'évaluation de 2010‑11

Base de référence

Paiements de transfert

Oui

Mise à jour sur efficacité de la conception
et l'audit interne prévu

Dette intérieure

Oui

Mise à jour sur inefficacité de la conception
et l'audit interne prévu

Emprunts des sociétés d'État

Oui

Efficacité de la conception et efficacité opérationnelle

Soldes internationaux

Oui

Efficacité de la conception et efficacité opérationnelle

Processus de clôture financière et rapports

Oui

Efficacité de la conception et efficacité opérationnelle

Portefeuille étranger

Non

Compris dans le plan de travail
de 2011‑2012

Charges de fonctionnement

Non

Compris dans le plan de travail
de 2011‑2012

Pièces de monnaie en circulation

Oui

Audit interne prévu

Paye et avantage sociaux

Non

Compris dans le plan de travail
de 2011‑2012

Budgets et prévisions

Oui

Efficacité de la conception et efficacité opérationnelle

Contrôles au niveau de l'entité

Oui

Efficacité de la conception

Contrôles généraux en matière des technologies d'information

Non

Compris dans le plan de travail de 2011‑2012

4. Résultats de l’évaluation du Ministère

Le Ministère a terminé les travaux compris dans la portée de l’évaluation annuelle de 2010 2011.

Les principaux résultats de ces évaluations sont présentés dans les sections 4.1 et 4.2 ci‑après. 


4.1 Efficacité de la conception des principales mesures de contrôle

Dans le cadre de ses travaux, la direction a dégagé des possibilités d’amélioration ou d’examen plus approfondi dans les quatre secteurs suivants :

Confirmations : Avant de procéder au paiement des opérations financières importantes, le Ministère confirme les flux de trésorerie contractuels. Dans certains cas, le processus de confirmation est conçu de manière à susciter une réponse de la part de la contrepartie seulement s’il y a un désaccord initial quant au montant ou à tout autre détail du paiement à être effectué. Si l’obligation était faite à la contrepartie de confirmer son accord avec les détails du paiement, cela améliorerait la valeur prédictive dans le cadre du processus de confirmation.

Autorisations : Le Ministère a relevé une possibilité de simplifier son processus d’adjudication des titres de dette en éliminant certains contrôles redondants ou répétitifs.

Fréquence d’examen : Le Ministère aurait avantage à augmenter la fréquence de l’examen des stocks de pièces de monnaie canadiennes en fonction des niveaux convenus par contrat.

Fréquence d’examen : Le Ministère traite un grand nombre de dépenses par l’entremise du SNP, dont certaines sont sensibles à la date en raison d’un contrat ou d’une loi. Une fois les paiements traités selon des procédures normales d’examen et d’autorisation, un deuxième examen a lieu pour confirmer les détails des paiements. Lors de ce deuxième examen, il serait avantageux de confirmer à nouveau la date de paiement.

Dans les secteurs où des possibilités d’amélioration ont été dégagées, il importe de prendre en considération que ces possibilités ont été évaluées à la lumière de l’ensemble des principales mesures de contrôle identifiées pour un processus opérationnel donné. Par conséquent, le fait de relever une possibilité d’amélioration ne signifie pas pour autant que les contrôles visant le processus opérationnel ne sont pas conçus efficacement dans leur ensemble.


4.2 Efficacité opérationnelle des principales mesures de contrôle

Dans le cadre de ses travaux, la direction a relevé un cas où les principales mesures de contrôle ne fonctionnaient pas efficacement :

Codage financier des opérations : Dans le cas d’une opération réglementaire en particulier, on a remarqué que même si l’autorisation appropriée de procéder au paiement avait été correctement documentée et obtenue, le codage subséquent de l’opération, dans le système de comptabilité, avait été rattaché au mauvais centre de coûts.

Dans les secteurs où une observation a été faite en ce qui concerne l’efficacité opérationnelle des contrôles clés, il importe de prendre en considération que ces secteurs ont été évalués à la lumière des principales mesures de contrôle identifiées pour un processus opérationnel donné. Par conséquent, le fait de relever une possibilité d’amélioration ne signifie pas pour autant que les contrôles visant le processus opérationnel ne fonctionnent pas efficacement dans leur ensemble.


5. Plan d’action du Ministère

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2011

Au cours de 2010‑2011, le Ministère a continué de réaliser des progrès considérables en matière d'évaluation et d'amélioration de ses principales mesures de contrôle, dont voici un résumé.

Le Ministère a terminé ce qui suit :

  • l'évaluation annuelle fondée sur les risques pour l'exercice 2010‑2011 (voir la section 3.2);

  • la prise de mesures relativement aux possibilités d'amélioration de l'autorisation et de la fréquence d'examen (voir la section 4.1) ;

  • Progrès réalisés au cours de l'exercice 2010‑2011 par rapport aux éléments signalés dans le plan d'action ministériel de 2009‑2010 :

  • l'élaboration et la mise en oeuvre d'un programme de surveillance continue, des évaluations périodiques et fondées sur les risques des processus opérationnels d'importance au sein du Ministère;

  • la mise à jour des tests de l'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle pour tous les processus opérationnels concernés par la stratégie foncées sur les risques du Ministère:

  • la revue de la matrice de délégation de signer des documents financiers.

Le Ministère a terminé en grande partie ce qui suit :

  • la mise au point du plan de travail de 2011‑2012; ce plan sera définitif lorsque les états financiers ministériels de 2010‑2011 seront terminés.

Le Ministère a commencé ou a en partie terminé ce qui suit :

  • l'examen des processus de confirmation utilisés lors du règlement de certaines opérations financières (voir la section 4.1).

5.2 Plan d'action ‑ prochains exercices

D'ici la fin de 2011‑2012, le Ministère prévoit :

  • avoir terminé le plan de travail de l'évaluation pour 2011‑2012, lequel comprendra, de manière provisoire, l'examen des paiements de transfert, de la dette intérieure, des emprunts de l'État, des soldes internationaux, des processus de clôture financière de rapports, du portefeuille étranger, de la paye et des avantages sociaux et des contrôles informatique généraux;

  • avoir commencé à s'attaquer aux questions relevées en 2011‑2012 qui nécessitent des mesures correctives;

  • avoir examiné la mise en oeuvre des changements apportés en 2010‑2011 à la conception et au fonctionnement des processus opérationnels;

  • poursuivre la surveillance du CIFR de manière continue, en fonction des risques, pour s'assurer qu'il continue de fonctionner efficacement au fil du temps.

ANCIENS COMBATTANTS CANADA

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Note au lecteur

Depuis l’entrée en vigueur de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor le 1er avril 2009, les ministères sont désormais tenus de démontrer les mesures qu’ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir des plans d’action pour apporter les rajustements qui s’imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de leur évaluation et de leur plan d’action.

Un système de CIRF efficace vise à fournir des états financiers fiables et à donner les assurances suivantes :

  • les opérations sont autorisées comme il se doit;

  • les dossiers financiers sont tenus correctement;

  • les actifs sont protégés des risques comme le gaspillage, l’abus, la fraude et la mauvaise gestion;

  • les lois, règlements et politiques sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais pour les réduire à un niveau raisonnable à l’aide de contrôles pondérés et proportionnels aux risques.

Le système de CIRF est conçu pour réduire les risques à un niveau raisonnable selon un processus permanent dont le but est de cerner les risques principaux, d’évaluer l’efficacité des contrôles clés connexes, d’apporter les ajustements nécessaires et de surveiller le système à des fins d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations ministérielles de l’efficacité du système de CIRF des ministères peuvent varier d’une organisation à l’autre compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.


1.0 Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle en matière de rapports financiers du ministère des Anciens Combattants pour l’exercice financier 2010-2011. Conformément aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er avril 2009, ce document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Anciens Combattants Canada (ACC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). En particulier, il fournit de l’information sommaire sur les évaluations menées par ACC au 31 mars 2011, notamment les progrès, les résultats et les plans d’action s’y rattachant ainsi que les principales données financières pertinentes pour comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère. Il s’agit de la seconde annexe de ce genre produite par ACC.


1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programmes

On trouvera des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat, les priorités, les résultats stratégiques et les activités de programmes d’ACC dans le Rapport ministériel sur le rendement et dans le Rapport sur les plans et les priorités.


1.2 Principales données financières

Les états financiers non vérifiés d’ACC pour l’exercice financier 2010-2011 se trouvent au site Web d'Anciens Combattants Canada. De l’information se trouve également au site Web des comptes publics du CanadaLien externe, Ouvre dans une nouvelle fenêtre.

  • Les dépenses ont totalisé 3,5 milliards de dollars;

  • Les paiements au titre des subventions et des contributions comptent pour la majorité (72 % ou 2,5 milliards de dollars) de toutes les dépenses;

  • Les recettes totales s’élevaient à 21 millions de dollars, provenant largement des frais d’hébergement et de repas qui sont perçus par l’hôpital du Ministère (19 millions de dollars);

  • Les immobilisations comprennent 68 % du total de l’actif du Ministère (209 millions de dollars);

  • Les comptes créditeurs et les charges à payer représentent plus de 43 % du total du passif du Ministère (126 millions de dollars);

  • Le Ministère compte une forte présence en région, qui représente approximativement 75 % (727 millions de dollars) du total des dépenses de fonctionnement. Il est doté d’une fonction de gestion financière décentralisée, à l’œuvre dans chacun des quatre bureaux régionaux ainsi qu’à l’hôpital du Ministère et qui engage, approuve, traite et enregistre une partie substantielle des dépenses de fonctionnement.

1.3 Ententes de service pertinentes aux états financiers

ACC dépend d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers.


Ententes communes

  • L’administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gère le paiement des salaires et l’acquisition des biens et des services conformément à la délégation de pouvoir du Ministère.

  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les diverses charges à payer et les provisions, par exemple la charge accumulée au titre des indemnités de départ.

  • Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à ACC.

Ententes spécifiques

  • Un fournisseur de services externe administre le Système fédéral de traitement des demandes de soins de santé au nom du Secteur de la prestation des services. Il incombe au fournisseur de services externe de veiller à effectuer les paiements selon les modalités fixées par le Ministère. Par conséquent, le Ministère s’en remet aux mesures de contrôle de ce fournisseur.

  • Un autre fournisseur de services externe administre des parties du Programme de réadaptation professionnelle qui vise à aider les vétérans handicapés des Forces canadiennes à réintégrer la vie civile au moyen de la prestation de services de réadaptation médicale, psychosociale et professionnelle.

  • Le programme des Services de transition de carrière est administré par un fournisseur externe. Le programme offre des ateliers, une orientation professionnelle individuelle et une aide à la recherche d’emploi aux personnes admissibles.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice financier 2010-2011

En 2010-2011 on a lancé un plan, s’échelonnant sur cinq ans, dans le but de transformer les avantages et les services offerts aux clients d’ACC ainsi que les processus opérationnels relatifs aux programmes.

L’ajout d’un sous ministre délégué pour piloter la transformation dans l’ensemble du Ministère faisait partie intégrante de la transformation.

En 2010-2011, il y a eu une amélioration de la gouvernance, favorisée par la troisième année de fonctionnement du Comité de vérification du Ministère.


2.0 Environnement de contrôle d’Anciens Combattants Canada pertinent au CIRF

ACC reconnaît qu’il incombe à la haute direction de donner le ton pour garantir que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien de l’efficacité du système de CIRF et qu’ils disposent des outils nécessaires pour exercer cette responsabilité de manière efficace. Le but est d’assurer une gestion rigoureuse des risques au moyen d’un environnement de contrôle souple et axé sur le risque, qui favorise l’innovation et l’amélioration continue.


2.1 Principaux postes, rôles et responsabilités

Nous présentons ci dessous les principaux postes et comités d’ACC qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF du Ministère.

Sous ministre – La sous ministre d’ACC, en tant qu’administratrice des comptes, assume la responsabilité générale et le leadership des mesures prises en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne. En cette qualité, la sous ministre préside le Comité de la haute direction.

Directeur financier – Le directeur financier d’ACC relève directement de la sous ministre et exerce le leadership pour la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système efficace et intégré de CIRF, y compris pour la réalisation de son évaluation annuelle. Il incombe également au directeur financier de gérer le profil de risque organisationnel.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs d’ACC (les sous ministres adjoints et les subordonnés directs de la sous ministre) chargés de la prestation des programmes et des services ministériels sont responsables d’assurer et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV d’ACC relève directement de la sous ministre et fournit une assurance en réalisant des vérifications internes périodiques fondé sur le risque qui sont essentielles au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification du Ministère (CVM) – Le CVM est un comité consultatif qui présente un point de vue objectif sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Il est composé de la sous ministre et de trois membres externes. Créé en 2008, ce comité est chargé d’examiner le profil de risque organisationnel du Ministère et son système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

Comité de la haute direction (CHD) – À titre d’organisme décisionnel central du Ministère, le CHD examine, approuve et surveille le profil de risque organisationnel et le système de contrôle interne du Ministère, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

Conseil des investissements ministériels (CIM) – Le CIM, un sous comité du CHD, examine les propositions de projets pour vérifier qu’elles ont fait l’objet de recherches exhaustives et que le Ministère possède la capacité de les réaliser. Dans le but d’assurer la gestion efficace des fonds d’ACC, le CIM surveille aussi le rendement du Ministère par rapport aux dépenses prévues pendant le cycle financier. Présidé par le SMA, le CIM est composé de représentants de toutes les organisations qui relèvent directement de la sous-ministre.


2.2 Mesures principales prises par ACC

L’environnement de contrôle du Ministère comprend également différentes mesures qui visent à doter les employés d’ACC des connaissances et des outils pertinents, à leur permettre de perfectionner leurs compétences et à les sensibiliser pour qu’ils soient en mesure de bien gérer le risque. Les principales mesures comprennent ce qui suit :

  • Un Bureau des valeurs et de l’éthique relevant de l’administrateur général;

  • Le code de conduite et le code de valeurs et d’éthique du Ministère;

  • Une direction générale spécialisée dans le contrôle interne et relevant du directeur financier;

  • Des ententes annuelles de rendement qui énoncent clairement les responsabilités;

  • Un programme de formation et des communications dans les principaux domaines de la gestion financière;

  • Des politiques financière ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle du Ministère;

  • Un tableau des délégations de pouvoirs mis à jour régulièrement;

  • La documentation des processus opérationnels principaux ainsi que des risques clés et points de contrôle connexes pour faciliter la gestion et la surveillance du système de CIRF du Ministère;

  • Des systèmes de traitement informatique pour renforcer la sécurité, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité.

3.0 Évaluation du système de CIRF

3.1 Méthode d’évaluation

Afin de satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Ministère doit être en mesure de maintenir un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable à l’égard des points suivants :

  • Les opérations sont autorisées comme il se doit;

  • Les dossiers financiers sont tenus correctement;

  • Les actifs sont protégés;

  • Les lois, règlements et politiques sont respectés.

Ceci comprend l’évaluation de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle du système de CIRF afin d’assurer la surveillance permanente et l’amélioration continue du système de CIRF du Ministère.

Par efficacité conceptuelle, on entend s’assurer que les points de contrôle clés sont définis, documentés et en place et qu’ils concordent avec les risques (c. à d. que les contrôles sont pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que les mesures correctives nécessaires sont appliquées. Ceci comprend la mise en correspondance des processus clés et des systèmes informatiques avec les comptes principaux par emplacement, le cas échéant.

Par efficacité opérationnelle, on entend que l’application des contrôles clés a été mise à l’essai au cours d’une période donnée et que les mesures correctives requises sont appliquées.

Cette mise à l’essai couvre tous les niveaux de contrôle ministériels, ce qui comprend les contrôles au niveau du Ministère ou des entités, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus opérationnels.

Par surveillance permanente, on entend que les contrôles clés font l’objet d’une surveillance régulière pour fournir une assurance raisonnable du maintien de leur efficacité.


3.2 Portée de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2010 2011

Le Ministère a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF à partir de ses états financiers en mettant l’accent sur les comptes principaux suivants :

  • Perte de revenus

  • Allocations aux anciens combattants

  • Paye

  • >Programme pour l’autonomie des anciens combattants

  • Avantages médicaux

  • Programme des soins de longue durée

  • Créditeurs au titre du fonctionnement et de l’entretien

  • Pensions d’invalidité

  • Indemnités d’invalidité

  • Déplacements à des fins médicales

  • Cliniques de traitement des traumatismes liés au stress opérationnel

  • Administration des contrats

  • Programme de réadaptation

Pour chaque compte important, le Ministère a effectué ce qui suit :

  • L’évaluation de l’efficacité conceptuelle et la mise à l’essai de l’efficacité opérationnelle de treize processus opérationnels clés.

  • Une évaluation globale préliminaire de l’état de préparation du Ministère pour une vérification efficiente de ses états financiers.

  • Une évaluation des contrôles informatiques généraux du Ministère comprenait par ailleurs l’examen des accès aux programmes et aux données, les changements aux programmes, les opérations informatiques et l’élaboration de programmes. L’évaluation de l’efficacité opérationnelle était fondée sur les normes du Control Objectives for Business related Information Technology (COBIT®).

4.0 Résultats des évaluations ministérielles menées en 2010-2011

4.1 Efficacité opérationnelle

L’efficacité opérationnelle des contrôles clés a été mise à l’essai au cours de l’exercice 2010-2011. Des exceptions ont été relevées dans certains éléments des contrôles informatiques généraux. Les constatations importantes portaient sur la gestion de l’accès et le contrôle des changements. L’application de mesures correctives a commencé au cours de l’exercice 2010-2011 pour remédier à ces problèmes et se terminera au début de l’exercice 2011-2012.


4.2 Programme permanent de surveillance

ACC applique désormais un calendrier de surveillance permanente par rotation pour s’assurer que tous les contrôles du système de CIRF demeurent à jour et efficaces. Une unité spéciale baptisée Évaluation des contrôles a été formée sous la gouverne du directeur financier. Elle est responsable de l’application d’une approche axée sur le risque parfaitement intégrée à la surveillance permanente, de la surveillance de l’exécution des mesures correctives indiquées et de la mise en place d’un programme visant à renforcer la sensibilisation et la compréhension des employés de tous les niveaux à l’égard du système de CIRF d’ACC. La documentation des processus, y compris les explications et les descriptions de tous les contrôles clés, est mise à jour et validée de nouveau par les responsables des processus à tour de rôle.

5.0 Plan d’action ministériel

5.1 Progrès réalisés durant l’exercice 2010-2011

En 2010-2011, ACC a continué de réaliser des progrès substantiels dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles. Nous présentons ci dessous un résumé des principaux progrès :

Les travaux considérablement avancés du Ministère comprennent les rajustements nécessaires suivants :

  • Correction des faiblesses du processus de vérification des comptes et intégration des salaires et traitements au Cadre d’assurance de la qualité du processus de vérification des comptes;

  • Avancement de l’élaboration d’un cadre de contrôle interne axé sur le risque pour tous les aspects de la gestion financière;

  • Mise en œuvre d’un processus d’intervention de la direction pour gérer le risque de contournement des contrôles par la direction;

  • Règlement de plusieurs problèmes de pouvoirs décelés au moyen du processus d’intervention de la direction;

  • Poursuite de l’amélioration des contrôles relatifs à la séparation des tâches et à l’accès au système;

  • Lancement d’une évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles internes du Ministère en matière de rapports financiers.

Les travaux menés à bien par le Ministère comprennent les rajustements nécessaires suivants :

  • Mise en œuvre de programmes de formation et d’apprentissage à l’intention des employés qui participent aux contrôles internes en matière de rapports financiers;

  • Formation d’une unité responsable de surveiller les programmes pour garantir que les contrôles internes en matière de rapports financiers sont maintenus et renforcés s’il y a lieu, que les changements apportés aux processus opérationnels et les nouveaux processus opérationnels sont documentés en temps opportun et que les contrôles internes s’y rattachant sont mis à l’essai.

Résumé des progrès réalisés au cours de l’exercice 2010-2011 :

1. Mise à l’essai de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés :

  • Planifié pour 2010-2011 : Élément compris dans le plan d’action de l’exercice précédent pour l’exercice en cours.

  • Réel pour 2010-2011 : Plan de mise à l’essai axée sur le risque élaboré et exécuté.

2. Correction des lacunes de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés

  • Planifié pour 2010-2011 : Élément non compris dans le plan d’action de l’exercice précédent pour l’exercice en cours.

  • Réel pour 2010-2011 : Les lacunes importantes décelées jusqu’à maintenant ont été corrigées en partie.

5.2 Plan d’action du prochain exercice et des exercices subséquents

5.2.1 D’ici la fin de 2011-2012, ACC prévoit :

  • Évaluer les mesures correctives prises à la suite des résultats de l’évaluation de 2010-2011 de l’efficacité opérationnelle des contrôles informatiques généraux et des contrôles au niveau des applications du Ministère.

  • Terminer l’évaluation globale de l’efficacité opérationnelle du système ministériel de contrôles internes en matière de rapports financiers.

  • Mettre à jour la documentation d’après les résultats de la mise à l’essai de l’efficacité opérationnelle.

  • Continuer de remédier aux faiblesses du processus de vérification des comptes qui ont été décelées au moyen du Cadre d’assurance de la qualité.

  • Entreprendre l’évaluation des incidences et gérer les changements du système CIRF requis dans le cadre du programme de transformation dans l’ensemble du Ministère.

  • Évaluer les incidences du transfert éventuel de l’Hôpital Sainte Anne (qui représente 76 % des immobilisations du Ministère et 18 % des dépenses de fonctionnement) à la province de Québec.

5.2.2 D’ici la fin de l’exercice 2012-2013, ACC prévoit :

  • Continuer de surveiller et de renforcer tous les contrôles internes dans les processus opérationnels du Ministère, notamment déceler les risques et appliquer les contrôles nécessaires pour les atténuer, terminer de régler les problèmes de pouvoirs décelés et surveiller le rendement du système pour favoriser une amélioration continue.

  • Continuer d’évaluer les incidences et de gérer les changements devant être apportés au CIRF dans le cadre du programme de transformation dans l’ensemble du Ministère.