ETHI Réunion de comité

    À l'ordre, s'il vous plaît.

    Nous allons débuter la 78^e réunion du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique. Nous poursuivons notre étude des crédits du Budget principal des dépenses.

    Nous recevons aujourd'hui la commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique, Mme Dawson. Je mets en délibération le crédit 15 sous la rubrique Parlement.

    Je vais laisser 10 minutes à Mme Dawson pour faire sa présentation. Elle est accompagnée par Mme Robinson-Dalpé et par Mme Benoit. Par la suite, les députés pourront poser des questions pendant environ une heure.

    Sans plus tarder, madame Dawson, je vous laisse la parole pour cette étude du Budget principal des dépenses. Vous disposez de 10 minutes.

    Monsieur le président, je vous remercie de m'avoir invitée à comparaître devant le comité dans le cadre de son examen du Budget principal des dépenses du Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique pour l'exercice financier 2012-2013. Comme vous l'avez dit, je suis accompagnée de Lyne Robinson-Dalpé, commissaire adjointe, Conseils et conformité, et de Denise Benoit, directrice de la gestion corporative.

    En guise de contexte, je décrirai brièvement l'organisation et le fonctionnement du commissariat. Par la suite, je parlerai de nos besoins financiers pour l'exercice financier en cours et de considérations connexes.

    Pour exécuter mon mandat de la façon la plus efficace et la plus efficiente possible, j'ai organisé le commissariat en cinq directions. Tous nos postes sont pourvus, et nous maintenons un effectif stable de 50 employés. La Direction des conseils et de la conformité est la plus grande division, comptant pour environ le tiers de mon personnel. Ce groupe offre des conseils confidentiels aux titulaires de charge publique et aux députés sur leurs obligations en vertu de la Loi sur les conflits d'intérêts et du Code régissant les conflits d'intérêts des députés. Il examine leurs rapports confidentiels sur leurs biens, leurs dettes et leurs activités, tient des dossiers internes à ce sujet et administre un régime de déclaration publique.

    Notre but premier est d’aider les titulaires de charge publique et les députés à respecter leurs obligations en vertu de la loi et du code par l’éducation et l'encadrement. Nos services de conseils et de conformité sont complétés par une vaste gamme d'activités d'éducation et de sensibilisation, coordonnées par la Direction des politiques, de la recherche et des communications. Cette direction participe également à l'élaboration de politiques, compile des données de recherche, gère les communications publiques ainsi que les relations avec les médias, et coordonne nos interactions avec le Parlement.

    Bien que le commissariat soit surtout axé sur la prévention, nous enquêtons aussi sur les contraventions possibles à la loi et au code. La Direction des rapports et des enquêtes dirige toutes les activités d'enquête et coordonne la préparation de nos rapports annuels. La Direction des services juridiques joue également un rôle essentiel dans nos enquêtes et offre des conseils juridiques stratégiques sur toutes les facettes de notre travail.

    La Direction de la gestion corporative, pour sa part, supervise l'élaboration et la mise en oeuvre de toutes les politiques de gestion interne ainsi que la prestation de services et de conseils en matière de ressources humaines, de finances, d'informatique, de gestion de l'information et de gestion des installations du commissariat, y compris la sécurité. Cette direction gère aussi nos ententes de services partagés avec la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement dans les domaines de l'informatique, de la sécurité et des finances, ainsi qu’avec le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux pour la rémunération.

    Enfin, mon équipe au sein du bureau de la commissaire fournit des services de soutien administratif et logistique au commissariat. Les cinq dernières années, j'ai maintenu le même budget de fonctionnement de 7,1 millions de dollars. Mes besoins budgétaires pour l'exercice financier 2013-2014, que je réviserai avec vous dans quelques instants, me permettront de m'acquitter de mon mandat dans sa forme actuelle. Toutefois, veuillez noter que la Loi sur les conflits d'intérêts et le Code régissant les conflits d'intérêts des députés sont tous deux en cours d'examen. Toute modification qui en découle pourrait produire un effet sur les ressources du commissariat. Il faudrait examiner les modifications pour évaluer les ajustements requis sur le plan des ressources, le cas échéant. La plupart de mes recommandations n'auront point d'incidence sur nos ressources, et les autres n'exerceront probablement pas d'incidence majeure sur nos besoins en matière de ressources.

    Cette année, étant donné le climat de restriction financière, nous proposons de manière proactive une réduction de notre budget de fonctionnement. Le commissariat devrait donc, pour l'exercice 2013-2014, être en mesure de financer son fonctionnement avec un budget moindre de 7,035 millions de dollars. En 2012-2013, nous avons examiné nos dépenses, ce qui nous a permis de trouver des possibilités d’en accroître l'efficience. On compte parmi ces possibilités l'emploi du courriel plutôt que de la poste aux lettres pour communiquer avec certains de nos nombreux intervenants, ainsi que la restructuration de la prestation de certaines de nos fonctions internes. Nous avons aussi réduit la réserve constituée pour couvrir les situations inattendues. Par conséquent, j'ai pu appliquer une réduction de 190 000 $ à la partie non salariale de mon budget de 2013-2014, soit 3 p. 100 du budget entier de 2012-2013.

    Cette réduction, cependant, se voit partiellement annulée par la demande d'augmentation approximative de 90 000 $ à notre enveloppe salariale, afin de couvrir les augmentations économiques entrées en vigueur en 2013-2014. Ces augmentations économiques concordent avec les résultats des négociations collectives qui ont eu lieu au Parlement et dans la fonction publique.

    Je fais remarquer que pour l'exercice financier qui vient de se terminer, nous avons absorbé, à même notre budget salarial actuel, le paiement des indemnités de départ à certains employés. C'est pourquoi nous avons porté un excédent de dépenses à notre budget salarial de l'année passée. Nous avons absorbé cet excédent en convertissant des fonds non salariaux au lieu de demander des fonds supplémentaires.

    Nous savons que nous sommes en période continue de restrictions budgétaires et qu'il faut appliquer de saines pratiques de gestion financière et de contrôle interne. Nous surveillons régulièrement et soigneusement nos dépenses et veillons à ce que nos pratiques financières soient conformes aux normes gouvernementales. Nous avons, par exemple, recueilli des données sur nos processus internes de gestion financière, relevé des risques potentiels et mis en place des contrôles internes pour éviter ces risques. Même si la loi ne nous y oblige pas, nous appliquons les pratiques de divulgation proactive et publions sur notre site Web nos rapports de dépenses de voyage et d’accueil.

    J'ai aussi le plaisir de rapporter que, pour une deuxième année, un tiers indépendant a vérifié les états financiers annuels du commissariat et lui a accordé une opinion positive. Nous continuons à suivre de saines pratiques de gestion dans d'autres domaines également. Tous les ans, à l'automne, nous fixons les priorités du commissariat lors d'une séance de planification stratégique rassemblant les cadres et nous rajustons ces priorités au besoin au cours de l'exercice financier. Le commissariat s'est doté d'un solide cadre de travail dans le domaine des ressources humaines, ce qui nous a permis, en 2012-2013, de mettre en oeuvre des politiques et des directives relatives à certains sujets spécifiques. Par exemple, cette année, nous avons établi une directive sur le jumelage d'employés pour appuyer et encourager le perfectionnement de nos employés, ainsi qu'une politique sur le réaménagement des effectifs semblable à celles qui existent au Parlement et dans la fonction publique.

    Si nous avons élaboré la politique sur le réaménagement des effectifs, ce n'est pas dans le but de réduire l'effectif, mais plutôt d'adopter une approche proactive, afin de mettre en place des mécanismes appropriés dans l'éventualité où nous aurions à gérer ce genre de situation.

    D'autres politiques et directives sont en cours de développement dans les domaines de la santé et de la sécurité au travail et de l'obligation d'adaptation. Nous avons aussi mis à jour nos conditions d'emploi pour y intégrer des changements aux dispositions de congés et d'indemnités de départ, changements semblables à ceux qui ont eu lieu au Parlement et dans la fonction publique. Même si tout semble indiquer que le commissariat est un milieu de travail sain, comme en témoignent entre autres la stabilité de son effectif et son très faible roulement, nous avons fait appel à un tiers indépendant pour mener un sondage sur la satisfaction des employés plus tard ce printemps. Nous sommes en train d'élaborer une stratégie de mesure du rendement pour démontrer l'efficacité du commissariat à s'acquitter de son mandat.

    Dans le domaine de la technologie, nous avons investi dans une nouvelle application pour gérer le contenu de notre site Web, étant donné que l'application actuelle ait atteint sa pleine capacité. Nous prévoyons la mettre en production sous peu. Cette amélioration porte suite au lancement, en avril 2012, d'un nouveau système intégré de gestion de cas.

    Je communique aussi régulièrement nos pratiques exemplaires à mes homologues des provinces et des territoires et échange de l'information avec eux. D'ailleurs, ces activités seront le point central de la prochaine réunion annuelle du Réseau canadien en matière de conflits d'intérêts, que je présiderai en septembre, ici à Ottawa.

    Vous trouverez des renseignements financiers détaillés ainsi que d'autres données sur le site Web du commissariat ainsi que dans mes rapports annuels.

    Je remercie à nouveau le comité de m'avoir invitée pour discuter de notre Budget principal des dépenses. Je répondrai avec plaisir à vos questions.

    Merci beaucoup, madame Dawson, de votre présentation.

    Nous passons à une période de questions de sept minutes.

    Monsieur Angus, vous avez la parole.

    Merci, madame la commissaire, d'être des nôtres. Nous sommes heureux de vous retrouver ici, sachant que vous êtes souvent venue témoigner devant nous ces derniers temps. Je vous remercie aussi d'avoir structuré votre rapport de la sorte. C'est très utile pour nous. J'ai quelques questions à vous poser au sujet de votre budget et de votre mandat.

    Vous dites que votre budget vous permet de vous acquitter de votre mandat dans sa forme actuelle, mais je constate que cela pourrait changer si d'autres dossiers s'y ajoutent. Comme vous le savez, la Loi sur les conflits d'intérêts a fait l'objet de plusieurs recommandations formulées par les divers milieux de la société civile et par des intervenants intéressés.

    Avez-vous examiné les répercussions possibles que certaines de ces recommandations pourraient avoir sur votre service?

    Jusqu'à présent, nous avons tout simplement passé en revue nos propres recommandations pour voir quelles en seraient les répercussions possibles. Qui sait lesquelles des recommandations finiront par être acceptées? Il y en a un nombre assez important; nous n'avons donc pas encore effectué ce second exercice.

    Certaines des recommandations qui ont été formulées ont trait à la sensibilisation et à l'éducation. D'ailleurs, on a recommandé de tenir des rencontres individuelles avec tous les députés pour les informer de leurs obligations, en guise de mesure préventive. À ma connaissance, cela se fait déjà dans certaines provinces; c'est probablement la raison pour laquelle on trouve moins de cas de ce genre dans la fonction publique provinciale, comparativement à la fonction publique fédérale. Au fédéral, il y a 308 députés. À cela s'ajoute le personnel ministériel. C'est sans compter les titulaires d'une charge publique désignée.

    Avez-vous une idée de l'ampleur du travail, si vous deviez rencontrer, un par un, tous les principaux titulaires de charge publique, dont les députés?

    Je ne pourrais pas rencontrer personnellement chacun d'eux, car il y a 3 000 titulaires de charge publique et 308 députés.

    Dans nos recommandations, nous préconisons une mesure semblable, mais elle est peut-être moins stricte. Nous suggérons qu'une rencontre d'un genre ou d'un autre ait lieu, soit en groupe, soit individuellement, selon les circonstances.

    Nous avons remarqué que cette mesure faisait partie de celles qui accroîtraient probablement un peu notre charge de travail. Toutefois, à l'heure actuelle, nous passons beaucoup de temps à composer avec des députés et des titulaires de charge publique. Je ne pense pas que cela fera une énorme différence, mais tout dépend de la façon dont nous structurerons cette activité.

    Vous produisez trois rapports annuels: un sur les déplacements parrainés des députés, un sur l'application du Code des députés et un sur l'application de la Loi sur les conflits d'intérêts. Vous exercez également des activités éducatives et juridiques, relativement aux personnes qui contreviennent au code.

    Si, par exemple, la rencontre réunissait 308 personnes, pensez-vous qu'à long terme cela vous occasionnerait moins de travail, parce que cela pourrait prévenir les problèmes? Avez-vous effectué une analyse de rentabilisation, d'une sorte ou d'une autre, à cet égard?

    En ce qui concerne les déplacements parrainés, je ne suis pas certaine que cela changerait grand-chose, car les règlements sont plutôt souples. On peut le faire et en rendre compte. Remarquez que nous parlons en ce moment du code dans le contexte de votre question concernant les 308 députés... Nous participons en ce moment à la séance consacrée au Budget principal des dépenses.

    Je pense qu'une rencontre avec les députés serait gérable, parce qu'on en compte 308. Nous pourrions les rencontrer individuellement. Je pense que Lyne et moi rencontrons déjà un assez grand nombre d'entre eux.

    Voici comment les choses fonctionnent en ce moment. L'un des membres de notre personnel rencontre ou appelle automatiquement chaque titulaire de charge publique et chaque député. Nous ne sommes pas tenus de les rencontrer individuellement, mais nous devons donner un exposé à chacun d'eux, y compris les députés. Si les députés demandent une rencontre individuelle, nous les accommodons.

    Malheureusement, la commissaire n'est pas toujours en mesure d'assister à ces rencontres, mais des conseillers sont chargés de s'occuper de députés précis et de les rencontrer régulièrement à leur demande.

    Si vous me le permettez, j'aimerais mentionner que, si un député demande à me rencontrer, je suis certainement en mesure de le faire.

    Le cadre est à peu près en place. Une réunion obligatoire n'a pas été clairement codifiée, mais il faut pouvoir satisfaire à cette exigence, du moins en ce qui concerne les députés de la Chambre des communes.

    Cela ne nous préoccupe pas trop.

    L'examen de la Loi sur les conflits d'intérêts, auquel nous nous livrons, tire à sa fin. Comme vous le savez, vous avez formulé un certain nombre de recommandations, tout comme de nombreux groupes. Certaines de ces recommandations se complètent, d'autres sont contradictoires.

    Avant que nous délibérions pour la dernière fois sur cette loi, y a-t-il quelque chose que vous aimeriez dire pour le compte rendu, quelque chose dont nous devrions être au courant, selon vous, ou quelque chose qui n'a peut-être pas été cerné?

    Rien ne me vient à l'esprit. Au cours de ma deuxième comparution, j'ai fait allusion à quelques idées que les gens avaient proposées, et je pense avoir parlé des principales.

    Votre commissariat ne négocie pas avec le Secrétariat du Conseil du Trésor. Vous exposez les besoins que vous avez déterminés. Vous dit-on à l'avance si votre budget sera réduit ou s'il demeurera stable? Si vous déterminez que vous avez besoin de plus d'argent, comment vous entendez-vous avec le Conseil du Trésor, si ses lignes directrices prévoient des réductions de 3 ou 5 p. 100?

    Nous sommes tenus de présenter notre budget au Président de la Chambre, parce que nous faisons partie du Parlement. Nous sommes différents des autres mandataires du Parlement que vous avez rencontrés. Le Président de la Chambre achemine ensuite notre budget au Conseil du Trésor et, à ce jour, rien de ce que nous avons demandé ne nous a été refusé.

    Les arrangements actuels vous satisfont-ils? Êtes-vous convaincus qu’ils fonctionnent? Votre budget est présenté au Président de la Chambre, puis au Conseil du Trésor, et vous n’avez eu aucun… J’examine vos budgets en ce moment, et ils semblent assez stables. Est-ce en raison de l’exactitude des chiffres que vous obtenez ou du fait que vous ne demandez pas du nouveau mobilier de bureau?

    Non.

    Au début, lorsque nous établissions le bureau, nous ne dépensions pas la totalité de notre budget. Mais, une fois que notre processus d’enquête a été mis en place, que nous avons amorcé la dotation et que nous avons atteint notre quatrième ou cinquième année d’opération, nous avons été beaucoup plus près de le dépenser en entier. Jusqu’à maintenant, nous n’avons pas remarqué de problème dans notre budget.

    Combien d’enquêtes avez-vous menées l’année dernière? Le nombre augmente-t-il? Combien en menez-vous par année, en moyenne?

    Je pense que nous en avons mené environ sept. J’ai toujours ces chiffres dans la tête, puis je les oublie.

    Je crois que nous avons publié cinq rapports au cours de la dernière année. Habituellement, nous traitons un nombre plus important de dossiers qui ne font pas l’objet d’investigations officielles, ou d’enquêtes, comme on les appelle officiellement, parce que nous recevons de nombreux renseignements provenant des citoyens, du public et des députés. Les enquêtes officieuses sont les plus nombreuses mais, parfois, certaines d’entre elles deviennent officielles.

    Plus tôt aujourd’hui, j’ai examiné les chiffres, et j’ai constaté que nous ouvrons environ 33 nouveaux dossiers par année, et nous en fermons à peu près le même nombre.

    Merci, monsieur Angus.

    Je cède maintenant la parole à M. Mayes, qui dispose de sept minutes.

    Merci, monsieur le président.

    J’aimerais parler un peu de la gestion organisationnelle, parce que c’est mon domaine de compétence.

    Avez-vous eu, vous et votre commissariat, du mal à recruter des employés et à les maintenir en poste au cours de la dernière année? Combien de travailleurs employez-vous, et quel est votre taux de roulement?

    Nous nous en tirons vraiment bien. Je pense qu’une seule personne a pris sa retraite, et personne n’a donné sa démission. Par conséquent, nous n’avons pas été forcés de doter des postes en tant que tels.

    Combien de travailleurs employez-vous?

    Je pense que notre effectif s’élève à 49.

    L’une des questions qui ont été soulevées l’année dernière et qui m’ont préoccupé lorsque nous avons discuté du budget concerne le fait que votre service des ressources humaines comptait deux employés à l’époque. J’ai trouvé cela intéressant, car vous aviez dit à ce moment-là que vous aviez tout votre personnel et que vous ne pensiez pas être obligée de recruter d’autres employés.

    Deux personnes sont-elles toujours affectées aux ressources humaines et, dans l’affirmative, pourquoi?

    Puis, j’aimerais savoir s’il s’agit d’un contrat de fonctionnaire qui exige le versement d’une indemnité de départ. Pendant combien de temps ces gens avaient-ils travaillé au commissariat quand vous...? Eh bien, le seul départ découle d’une retraite. Donc, personne n’a été mis à pied, mais vous avez parlé d’indemnités de départ.

    Oui, mais il y a une continuité à assurer au commissariat et, si ces gens ont travaillé pour la fonction publique auparavant, il se pourrait qu’il nous faille leur verser une importante indemnité de départ, ce qui était le cas, je crois, de la personne qui a pris sa retraite.

    Toutefois, en ce qui concerne votre autre question — et je vais céder la parole à Denise à cet égard —, nous avons noté les observations qui ont été formulées l’année dernière à propos de nos services organisationnels. À l’heure actuelle, plusieurs personnes ont pris des congés de différents types, et nous allons étudier attentivement la façon dont nous allons restructurer l’organisation à long terme.

    Denise, pourquoi ne poursuivriez-vous pas cette intervention?

    Exactement. Bien qu’il y ait deux postes aux Ressources humaines, l’un d’eux est vacant en ce moment. Une personne a pris un congé prolongé sans traitement, et nous ne l’avons pas remplacée. Cela a été bien noté. Lorsque l’un de ces deux postes deviendra vacant pour de bon, une décision devra être prise à ce moment-là. Parce que vous avez raison, tant qu’un certain nombre de mesures de dotation sont en cours… L’autre personne s’occupe surtout des politiques et des systèmes mais, à un moment donné, nous devrons décider si deux postes à temps plein sont requis pour gérer les ressources humaines.

    En ce qui concerne les indemnités de départ, leur accumulation a été supprimée dans le cadre de la négociation des nouvelles conventions collectives au sein de la fonction publique. Nous devions verser toutes les indemnités accumulées jusqu’à maintenant, et c’est ce que nous avons fait. Parmi les débours de cette année, on retrouve près de 350 000 $ d’indemnités de départ versés aux employés. Toutefois, celles-ci ont cessé de s’accumuler maintenant.

    Voilà donc ce dont il s’agit. Et, à l’avenir, nous ne devrions plus avoir besoin d’effectuer de tels paiements.

    Je veux simplement m’assurer que nous indiquons, pour le compte rendu, que les indemnités de départ de la fonction publique du gouvernement du Canada n’existent plus. N’est-ce pas exact?

    Mme Mary Dawson: C’est exact.

    M. Colin Mayes: Cela représente une économie de 50 millions de dollars par année, soit une importante somme d’argent. C’est vraiment formidable que nous ayons été en mesure d’obtenir ce genre de coopération.

    Certains de vos services sont-ils sous-traités? Vous avez parlé d’une aide interministérielle dans le cadre de laquelle vous partagez certains coûts. Je pense que c’est une excellente idée. Toutefois, confiez-vous à des tiers la prestation de certains services autres que la vérification?

    Occasionnellement, et je vais laisser Denise énumérer ces occasions. Cela s’est produit seulement à deux ou trois reprises.

    Nous avons conclu des accords de services partagés avec la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement. Ces accords traitent de la TI et des finances. Nous avons également signé un accord avec Travaux publics concernant le service de la paie. Voilà les services que nous avons donnés en sous-traitance, mais ils relèvent toujours de la fonction publique.

    D’accord. Vous répondez à toutes les questions. C’est formidable.

    Votre rapport est également excellent, car il explique exactement ce que vous faites. Et, je peux en dire autant de votre exposé.

    Lorsque vous parlez de vos cinq directions, on constate qu’un tiers de vos employés travaillent à la conformité. J’ai écrit « conseils relatifs aux dossiers, politiques et recherche ». Est-ce que les activités liées aux politiques et à la recherche vont également décliner une fois que nous aurons fini d’examiner la loi et que nous passerons à autre chose, ou ces activités sont-elles continues?

    Je pense qu’elles sont continues. Cette direction diffère de celle de la conformité, et elle est connue sous le nom de Politiques, recherche et communications. Son personnel consacre une bonne partie de son temps aux communications mais, ensuite, il y a toujours de nouveaux sujets à rechercher et des événements qui surviennent. Je ne m’attends pas à ce que la taille de cette direction change beaucoup.

    En ce qui concerne les services juridiques, combien d’avocats employez-vous?

    Nous en employons quatre, auxquels s’ajoute un stagiaire en droit.

    D’accord, c’est excellent.

    Oui.

    Bien.

    C’est tout ce que j’avais à vous demander.

    Merci, monsieur Mayes.

    Nous passons à M. Andrews, qui dispose de sept minutes.

    Merci beaucoup. Je suis heureux de vous revoir mesdames.

    Madame la commissaire, quel pourcentage de votre budget est affecté à la direction des enquêtes?

    Avez-vous ces chiffres, Denise?

    Son budget s’élève à environ 800 000 des 7,1 millions de dollars que nous recevons.

    D’accord. Donc, cela représente simplement un peu plus qu’un cinquième de votre financement.

    Vous avez également mentionné avoir ouvert 33 dossiers d’investigations et en avoir fermé le même nombre. Ces chiffres sont-ils précis?

    En fait, le terme « investigation » prête à confusion. Le processus officiel que nous entreprenons en vertu de la loi et du code consiste à procéder à des enquêtes ou des examens. Les investigations peuvent englober ces derniers, mais elles peuvent également comprendre la recherche préliminaire effectuée en vue de déterminer si nous devrions nous livrer à un examen ou une enquête. Lorsque je parle des 33 dossiers que nous avons ouverts, je fais allusion à ces deux types d’investigations.

    Combien de temps ces investigations exigent-elles habituellement? S’étendent-elles sur un certain nombre d’années civiles ou d’exercices, ou se terminent-elles en un exercice ou moins?

    Cela dépend du genre d’investigations dont nous parlons. Je dirais que les enquêtes et les examens durent en moyenne une année. Leur durée varie énormément. Le plus long s’est échelonné sur plus de deux ans, et le plus court a duré cinq ou six mois. Certains processus mis en oeuvre au début rallongent leur durée. Nous avons besoin de quelques mois avant de commencer une investigation, pendant lesquels nous demandons à la personne accusée de formuler des observations, et nous prenons d’autres mesures de ce genre. Voilà en quoi consistent les investigations.

    En ce qui concerne les autres dossiers que nous examinons, sur lesquels on a attiré notre attention, ils peuvent être réglés en quelques jours ou ils peuvent exiger cinq ou six mois, en fonction de ce que nous examinons. Je dirais qu’en moyenne, on a besoin d’un mois ou deux pour prendre une décision, et que cela se produit habituellement lorsque nous nous efforçons de découvrir les faits afin de déterminer s’ils sont assez nombreux pour justifier une enquête ou un examen en bonne et due forme.

    Les ressources affectées à votre direction des enquêtes vous suffisent-elles? Les réaffectez-vous parfois afin de contribuer à faire avancer les enquêtes, ou dites-vous à vos employés que « les choses sont comme elles le sont » et qu’ils doivent travailler avec les ressources dont ils disposent?

    Oui, les choses sont comme elles le sont. Les services juridiques passent beaucoup de temps à travailler avec la direction des enquêtes, afin d’évaluer où nous en sommes. Les enquêtes prennent le temps qu’il faut. Nous passons une bonne partie de ce temps à attendre que des documents soient présentés et que des réunions soient organisées pour entendre des témoignages. Parfois, il nous faut attendre quelques mois avant que les gens soient libres ou qu’ils se libèrent. Voilà ce qui prolonge une enquête. Habituellement, il y a des moments d’intense activité et des moments d’arrêt.

    Lorsque vous demandez des documents pour vos enquêtes, avez-vous du mal à les obtenir auprès des différents ministères? Je sais que vous demandez aux gens qu’ils vous les envoient mais, parfois, il est nécessaire d’aller plus loin et de s’adresser aux ministères. Vous oppose-t-on beaucoup de résistance? Devez-vous attendre un certain temps avant d’obtenir les documents que vous recherchez?

    Non. Les ministères et les personnes coopèrent très bien avec nous mais, parfois, ils mettent longtemps à réunir la documentation.

    La seule fois — et je le mentionne dans mes divers examens quinquennaux — où nous avons eu du mal à obtenir des documents, ceux-ci relevaient de la Chambre des communes. De plus, l’obtention de certains documents du Cabinet a causé des retards. Mais j’ai l’impression que ces retards ne seront pas trop importants à l’avenir.

    J’ai une dernière question à vous poser. Vous avez parlé des recommandations liées à la loi. Vous avez dit que la plupart d’entre elles n’auraient aucune incidence sur les recettes. Parmi vos recommandations, y en a-t-il qui nécessiterait des ressources considérables ou qui occasionnerait des dépenses importantes?

    Il m'en vient trois ou quatre à l'esprit. Je ne sais pas trop combien il faudrait de ressources de plus pour répondre à nos propositions sur les dons, mais elles font partie de celles qui pourraient accroître la charge de travail. Deux aspects sont à considérer. D'abord la réduction du nombre de rapports exigés, ce qui est excellent parce qu'ils augmentent notre charge de travail. Cela signifierait que nous constatons des choses qui passaient jusqu'alors inaperçues. Ensuite l'augmentation du nombre de rapports exigés sur les dons, pour englober non seulement les titulaires de charge publique principaux mais, aussi, leurs collègues ordinaires, qui sont bien plus nombreux. Mais comme, d'après moi, ils ne reçoivent pas tellement de dons, je ne pense pas que ça représenterait beaucoup de travail.

    Une autre proposition qui me paraît exiger plus de ressources, dans une certaine mesure, c'est celle qui vise les titulaires de charges publiques, mais pas les principaux, pour qu'ils nous déclarent leurs activités extérieures. Cela mériterait un examen approfondi. Nous n'entendons pas parler d'eux, parce que, jusqu'ici, aucune règle ne s'appliquait à eux.

    Quant à la dernière, que, je pense, M. Angus a abordée, elle risque d'entraîner une légère augmentation, selon ce qu'on exigera en matière de réunions obligatoires.

    Voilà pour les trois propositions qui me sont venues à l'esprit.

    Merci beaucoup.

    Merci beaucoup.

    Nous allons maintenant passer aux questions de M. Butt pour une période de sept minutes.

    Merci beaucoup, monsieur le président. Je vous remercie aussi, madame la commissaire, et votre équipe, d'être venus nous présenter un budget principal des dépenses sérieux et raisonnable pour 2013-2014. Je vois que vous recommandez une légère diminution. Je pense que nous sommes à une étape où nous essayons d'obtenir le plus pour notre argent. J'ai été heureux de vous entendre dire, dans votre exposé, que vous estimiez pouvoir continuer à faire le travail avec les fonds que vous demandiez.

    Cependant, j'ai trouvé particulièrement intéressant le fait que votre commissariat fonctionne un peu différemment des autres ministères. En effet, il n'a pas besoin de négocier avec le Secrétariat du Conseil du Trésor. Vous présentez votre budget des dépenses au Président de la Chambre des communes qui, je suppose, le soumet à l'approbation du Conseil du Trésor.

    Pouvez-vous expliquer ce processus? Quel rôle joue le Bureau du Président dans l'examen du budget des dépenses que vous recommandez et comment se déroulent les discussions pour que le projet finalement présenté réponde à ces critères? Pouvez-vous expliquer comment cela fonctionne, parce que c'est un peu différent du processus suivi par les autres ministères et organismes?

    Oui. L'explication, bien sûr, c'est que je suis nommée en application de la Loi sur le Parlement du Canada. On a expressément voulu rendre mon mandat nettement indépendant du gouvernement. C'est pourquoi je n'ai pas de rapport direct avec lui.

    Vous savez, je ne peux vraiment pas vous dire ce qui se passe dans le Bureau du Président, quand il reçoit notre budget des dépenses. Entre ce moment et celui où il le communique au Conseil du Trésor, ce qui est toujours arrivé, j'ignore ce qui se passe. Il n'y a jamais eu de résistance. Je n'ai jamais eu de problèmes à régler.

    Vous avez dit que vous surveillez 3 000 personnes, y compris des députés, etc. Je dois admettre que, la semaine dernière, c'était le deuxième anniversaire de notre élection. On apprend au fur et à mesure et, avec un peu de chance, on parvient à connaître les règles et à bien se comporter.

    En général, avez-vous l'impression que les titulaires de charge publique que vous surveillez et qui communiquent leurs rapports en vertu du processus le font mieux et comprennent mieux le système? Quand on porte quelque chose à leur attention, peuvent-ils réagir assez rapidement? Je dirais que la plupart, sinon tous, veulent respecter les règles. Personne ne veut se retrouver parmi les délinquants. Les gens tiennent à bien se comporter.

    Diriez-vous que, à la longue, ça va mieux, qu'il s'agisse de faire une enquête approfondie ou de simplement conseiller un député? Il y a quelques semaines, j'ai communiqué des documents, à votre bureau et l'agent a répondu très rapidement. L'enregistrement s'est bien déroulé, et j'ai été ravi par la rapidité relative de l'opération. Je pense que c'est à cause de l'expérience que j'acquiers et de l'appréciation que j'ai du rôle du commissariat.

    Diriez-vous que vous constatez cette amélioration chez la plupart des 3 000 personnes avec qui vous devez collaborer pour assurer le respect des règles?

    Oui, mais j'ajouterais seulement qu'il y a beaucoup de roulement chez ces 3 000 personnes. Il y a donc toujours de nouveaux titulaires dont il faut s'occuper, particulièrement dans les postes ministériels, par exemple.

    Très juste.

    Je pense que c'est le principal facteur, et ça change très souvent.

    Il y a toujours de nouveaux titulaires dont il faut s'occuper, mais, à la longue, les gens finissent par connaître le système.

    Voulez-vous ajouter quelque chose, Lyne?

    Je pense que nous nous efforçons beaucoup de rejoindre les gens. En général, nous les rencontrons et nous leur expliquons les règles. Je pense que cela leur fait mieux connaître leurs obligations et, bien sûr, ils veulent respecter les règles. Ils ont tendance à écouter tous nos conseils, toutes nos déclarations et ils veulent présenter les renseignements en temps opportun.

    Je dirais que, effectivement, avec le temps, les gens sont mieux informés.

    Pour le nouvel exercice, que nous avons déjà entamé, avez-vous fixé de nouvelles priorités qui différeraient des priorités antérieures? Avez-vous ajouté une ou deux priorités à votre travail? Insistez-vous davantage, disons, sur la sensibilisation des titulaires de charges publiques, plutôt que d'attendre...? Je sais que vous n'attendez pas que quelque chose survienne, comprenez-moi bien, vous savez ce que je veux dire, agir après coup plutôt que de travailler en amont, ce genre de priorité?

    Certaines de vos nouvelles priorités visent-elles davantage un travail en amont, pour s'assurer que personne ne commet d'erreur, plutôt que d'attendre que certains d'entre nous, peut-être, se mettent dans le pétrin?

    Oui. Dans le dernier exercice, la rédaction du rapport d'examen quinquennal nous a tenus très occupés et, dans l'exercice avant, ç'a été le rapport d'examen quinquennal du code.

    Mais nous essayons, dans la mesure où le temps le permet. C'est pourquoi nous avons, bien sûr, une section qui s'occupe uniquement de politiques. Nous essayons de publier des avis d'information à mesure que nous le jugeons nécessaire.

    Comme j'ai dit, les enquêtes ont exigé beaucoup de travail, aussi, ce qui fait que le commissariat a été très occupé au cours du dernier exercice. Mais, dans la mesure où nous le pouvons, c'est toujours notre priorité de publier aussi les avis d'information.

    D'accord.

    Me reste-t-il du temps, monsieur le président? Ça va?

    Nous avons accueilli d'autres commissaires, et ils nous ont parlé de services partagés avec d'autres ministères et organismes. Je sais que l'un des commissariats déménage et qu'il conclura une sorte de nouvelle entente de services partagés.

    Est-ce que vous envisagez la même chose, de manière durable? Cherchez-vous des candidats avec qui vous pouvez partager des ressources, que ce soit les bureaux d'autres agents du Parlement ou d'autres ministères semblables, ou simplement parce que vous êtes logés dans un immeuble particulier — j'ignore tout à fait, bien franchement, où se trouve votre commissariat — où vous pouvez maximiser avec eux le partage des ressources?

    Songez-vous, actuellement, à partager ainsi vos ressources avec un occupant de votre étage? Ou bien, à cause de votre mandat, devez-vous maintenir une séparation?

    Oui, dans notre cas, ce n'est pas si facile. En fait, le commissariat fait officiellement partie de la Cité parlementaire, avec qui il partage les systèmes de sécurité, ce qui rendrait vraiment difficile cette cohabitation. Peut-être que la proximité spatiale reste possible, mais nous ne pouvons pas vraiment partager les installations, je ne crois pas. Nous profitons d'autres installations dans la mesure que j'ai indiquée: nous recevons un certain appui de Travaux publics, pour certaines choses, de la Bibliothèque du Parlement et ainsi de suite.

    Ensuite, je pense que des agents du Parlement déménagent à cause de la fermeture de l'immeuble où ils logeaient. Ils ont donc profité de l'occasion pour se réorganiser. Ce n'est pas notre cas. Je n'ai pas l'impression que ça nous concerne particulièrement.

    Je vous remercie.

    Nous passons maintenant à la période de questions de cinq minutes. Monsieur Boulerice, vous avez la parole.

    Merci beaucoup, monsieur le président.

    Merci beaucoup, madame Dawson, d'être avec nous aujourd'hui.

    Merci beaucoup, mesdames, de cette présentation. Votre présence est appréciée.

    J'aimerais soulever une question qui a déjà été abordée. Elle porte sur votre processus budgétaire. Le vôtre est différent de celui d'autres organismes. En effet, vous ne négociez pas avec le Secrétariat du Conseil du Trésor. Vous soumettez vos demandes budgétaires directement au Président de la Chambre des communes, qui les soumet par la suite au Conseil du Trésor.

    Comment déterminez-vous les sommes dont vous avez besoin pour l'exercice à venir?

    Le Président de la Chambre des communes effectue-t-il une analyse critique de vos demandes ou les transfère-t-il, tout simplement?

    Je vais demander à Mme Benoit de répondre à votre question.

    Malheureusement, on n'est pas très au courant de ce qui se passe au bureau du Président de la Chambre. On soumet notre budget chaque année.

    On détermine le montant que l'on va demander en faisant bien sûr un exercice interne. On détermine d'abord les besoins financiers de chaque direction et, par la suite, on compile ces informations.

    Le fait qu'on ait demandé le même montant au cours des cinq dernières années est peut-être une des raison pour lesquelles il n'y a pas eu de grande opposition provenant du Conseil du Trésor.

    Si on demandait des fonds supplémentaires, il faudrait le faire soit par l'entremise du Budget principal des dépenses et que ce soit déposé devant vous, ou le faire plus tard au cours de l'année en suivant le même processus. On le ferait aussi pour le Budget supplémentaire des dépenses. On ne peut pas demander n'importe quel montant d'argent et l'obtenir. Il y a tout de même un processus en place. Il y aurait aussi des discussions préalables avec le Conseil du Trésor. On ne demanderait pas un montant plus élevé sans préavis.

    Vous faites preuve d'une frugalité exemplaire depuis quelques années. Toutefois, il y a de l'inflation et cela implique une hausse des salaires des employés, une hausse des coûts des fournitures de bureau, comme le papier, etc. Un montant de 7 millions de dollars en 2008 vaut plus qu'un montant de 7 millions de dollars en 2013. Qu'avez-vous dû éliminer ou abolir? Avez-vous dû vous serrer la ceinture? Quels sont les services que vous n'offrez plus mais qui étaient offerts auparavant? Quelles sont les conséquences?

    Comme Mme Dawson l'a indiqué plus tôt, auparavant, il y avait des surplus budgétaires à la fin de l'année. Ce montant était d'environ 1,5 million de dollars la première année où j'ai travaillé au commissariat. Beaucoup d'argent était retourné au Parlement. Au cours de la dernière année, on a remis près d'un demi-million de dollars. Par ailleurs, on garde toujours une réserve pour des dépenses imprévues.

    De plus, comme Mme Dawson l'a mentionné plus tôt, on a fait un exercice. En effet, on a étudié nos processus internes et on a essayé d'identifier des améliorations ou des initiatives qui nous permettraient d'économiser de l'argent. Dès cette année, on voit des résultats, comme Mme Dawson le mentionnait plus tôt. On utilise les courriels de plus en plus fréquemment pour communiquer avec nos clients plutôt que d'utiliser la poste. La différence que cela fait est incroyable.

    On a décidé de réduire nos dépenses en éliminant des imprimantes individuelles. En fait, on a remarqué qu'on dépensait beaucoup d'argent pour du papier.

     On a un petit budget, ce qui nous permet d'identifier des sources d'économies.

    Plus tôt, vous avez mentionné que vous couvriez 3 000 personnes, ce qui est énorme. Ce ne sont pas seulement des députés, mais aussi beaucoup d'autres gens. De plus, il y a un grand roulement de personnel. On a dit que vous faisiez beaucoup de rencontres individuelles.

    Pourriez-vous me dire combien, en moyenne, de rencontres individuelles faites-vous dans une année? Je ne parle pas que de la commissaire, mais aussi de toute votre équipe.

    J'ai une statistique à ce sujet quelque part. En fait, cela dépend toujours du nombre de personnes qui sont nommées. On communique au moins une fois par année avec tous les titulaires de charge publique et tous les députés lors de la période de revue annuelle. On communique aussi avec tous ceux qui sont nommés pour une première fois. On leur offre de les rencontrer personnellement pour leur expliquer leurs obligations en vertu de la loi ou du code. Ce peut être seulement un appel téléphonique.

    Cette année, je pense que, de plus en plus, les gens veulent nous rencontrer personnellement. On les rencontre. Je pense que cette année, il y a eu une cinquantaine de réunions. Il faut s'assurer que ce sont des réunions avec de nouveaux candidats. Je pense qu'il y a eu à peu près 200 nouveaux titulaires de charge publique au cours de la dernière année. Sur ces 200 titulaires, une cinquantaine ont demandé une rencontre personnelle.

    Il faut aussi considérer le fait que plusieurs titulaires de charge publique sont un peu partout au Canada. Par conséquent, le fait de se déplacer occasionnerait des frais beaucoup plus élevés. On essaye d'équilibrer les deux. On offre souvent des présentations à des groupes de titulaires de charge publique.

    Quelle serait la grande priorité du Commissariat aux conflits d'intérêts et à l'éthique pour l'année 2013?

    Une priorité d'après moi importante serait la réponse à votre décision concernant nos propositions. J'ignore combien de temps cela prendra. En ce qui concerne le code, nous continuons d'attendre. Nous en avons déposé le projet il y a un an, mais je m'attends à ce que nous devions réagir à ce qu'il en ressortira, ce qui sera notre principal sujet de préoccupation.

    Je vous remercie de vos réponses.

    Merci, monsieur Boulerice.

    Nous passons maintenant à M. Carmichael, qui dispose de cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    Merci, madame la commissaire.

    Dans le même ordre d'idées que la question de mon collègue, la priorité est de répondre à ce que nous recommandons et, je l'espère, la réponse viendra beaucoup plus rapidement que celle à laquelle vous avez fait allusion relativement au code. Je viens de célébrer mon deuxième anniversaire dans mes fonctions de député. Je pense vous avoir dit une fois déjà que j'ai eu l'occasion de participer à une entrevue individuelle pour être vraiment bien sensibilisé à mes responsabilités en vertu de la loi, et du code, d'ailleurs.

    Je suis de ceux qui pensent que ces réunions individuelles sont très importantes. Visiblement, compte tenu du nombre de domaines qui touchent notre quotidien, nos agents font certainement de l'excellent travail pour les 308 députés en les renseignant rapidement et bien. Quand nous faisons appel à eux, ils répondent, et l'information est très fiable.

    Je voulais rapidement m'assurer que j'avais bien noté le nom des cinq divisions de votre commissariat. Nous avons conseils et conformité; services juridiques; rapports...

    Oui, et enquêtes.

    ... et enquêtes.

    Gestion corporative...

    Oui.

    ... et politiques, recherches et communications.

    Très bien.

    Vous avez dit que les enquêtes ponctionnent 800 000 $ de votre budget. Pourriez-vous, en gros, résumer les chiffres pour les autres divisions?

    Je suis assez certaine que Denise possède ces chiffres.

    En effet.

    Le budget pour conseils et conformité est de 1,4 million de dollars. En fait, si vous incluez les avantages sociaux, c'est 1,6 million. Nous avons déjà parlé de rapports et enquêtes. Le budget de politiques, recherches et communications est de 850 000 $. Celui des services juridiques, de 600 000 $. Celui de la gestion corporative, parce que nous épongeons tous les coûts des protocoles d'entente des accords de services partagés, est de 2 millions.

    Merci.

    Devant tous ces chiffres, je me dis que, visiblement, notre rapport bouleversera vos vies et je vous suis reconnaissant que vous ayez déjà exprimé vos observations à ce sujet. Je pense que vous retirerez, vous et ceux qui sont visés par la loi, d'excellents avantages.

    À part cela, quels sont les principaux défis? Vous avez parlé de la principale priorité pour l'année à venir, qui est d'y répondre, et ce pourrait être absolument la même chose. Quels sont les principaux défis pour votre commissariat, à court et à moyen terme?

    Je ne pense pas qu'elles aient changé. Les enquêtes présentent toujours un défi parce qu'il y a beaucoup de commentaires sur leur durée. Elles prennent le temps qu'elles doivent prendre, comme j'ai dit, mais nous faisons tout notre possible pour les accélérer. Cela présente toujours une difficulté.

    La rédaction des avis d'information est un travail très important. Ils ne doivent comporter aucune erreur qui donnerait lieu à des échappatoires. Ils présentent, eux aussi, des difficultés.

    Quoi d'autre? Je pense que ce sera vraiment du pareil au même. Nous travaillons du mieux que nous pouvons, et aucun de nos secteurs ne présente un problème particulier.

    Ce qui est probablement une bonne chose. Vous pouvez donc probablement dormir tranquille.

    Mais, au moment du bilan annuel, comment mesurez-vous votre réussite ou vos progrès? Vous accordez-vous des notes, à l'interne, comme sur un bulletin scolaire, ou est-ce que vous confiez la tâche à un tiers?

    Allez-y, Denise.

    Si vous permettez, nous sommes en train d'élaborer un cadre de mesure du rendement. Nous devions mettre en place les politiques et les processus avant de les évaluer. Pour ce cadre, nous avons trouvé des indicateurs et des moyens de mesure qui nous permettront de vous communiquer un rapport sur la qualité de notre travail.

    Quand la commissaire prépare son rapport annuel, à la fin de l'année, elle y ajoute des statistiques. Mais il s'agit de chiffres. On peut lire combien de mesures initiales de la conformité ont été effectuées, ce sont donc des statistiques. Mais, pour vraiment mesurer le rendement, il faudra au moins encore une année, sinon deux, pour produire cette information.

    Donc, dans la division conseils et conformité, prévoiriez-vous de mesurer le rendement de chacun de vos agents, à qui nous parlons, en ce qui concerne, quotidiennement, le nombre d'appels à faire, et la quantité d'information et l'appui à fournir?

    Nous faisons, bien sûr, des évaluations annuelles du rendement de chacun des agents du commissariat. Nous faisons systématiquement des évaluations du rendement.

    Nous avons certainement été instruits des échéanciers. Je sais que, dans la division conseils et conformité, on a prêté beaucoup d'attention à la rapidité avec laquelle nous parvenons à suivre nos divers processus.

    Lyne, avez-vous quelque chose à ajouter?

    Oui, exactement comme la commissaire l'a dit, les évaluations du personnel expliquent le nombre d'opérations qu'ils ont effectuées. Et c'est essentiellement le nombre de personnes à qui ils ont fait respecter les règles, de personnes rencontrées pendant les examens annuels, et ainsi de suite.

    Nous avons aussi élaboré des normes de service dans ce domaine, parce que, par exemple, pour la conformité initiale, les délais sont très stricts. Les conseillers doivent pouvoir répondre en temps opportun au titulaire de charge publique. Nous avons donc établi des normes de service. Les conseillers y sont sensibilisés et, lors de leur évaluation, nous tenons compte de tout, pas seulement des chiffres, mais aussi de la qualité des conseils fournis.

    Merci beaucoup.

    Je remercie la commissaire d'avoir témoigné devant nous.

    C'est ce qui met fin à nos délibérations.

    Je vais maintenant mettre la question aux voix. Je vais le faire en anglais.

    Le président: Le crédit 15, sous la rubrique « Parlement », moins le montant attribué à titre de crédit provisoire est-il adopté?

    (Le crédit 15 est adopté.)

    C'est adopté.

    Nous passons maintenant au deuxième sujet à l'ordre du jour. Cette partie de la réunion se déroulera à huis clos.

    Je vais suspendre la réunion pendant quelques minutes pour demander aux gens qui ne sont pas autorisés à rester avec nous de quitter la salle.

    Nous revenons dans quelques minutes.

    [La séance se poursuit à huis clos.]