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PACP Rapport du Comité

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Réponse du gouvernement au quinzième rapport du Comité permanent des comptes publics

«  Chapitre 5 du rapport de novembre 2006 de la vérificatrice générale du Canada (La réinstallation des membres des Forces canadiennes, de la GRC et de la fonction publique fédérale) »

INTRODUCTION

Le gouvernement remercie le Comité permanent des comptes publics (CPCP), et c’est avec plaisir qu’il répond au rapport publié en mai 2007 : Chapitre 5 du rapport de novembre 2006 de la vérificatrice générale du Canada (La réinstallation des membres des Forces canadiennes, de la GRC et de la fonction publique fédérale).

Le Programme de réinstallation intégrée (PRI) est un programme obligatoire qui offre divers services administratifs et de réinstallation aux membres des Forces canadiennes, aux employés de la Gendarmerie royale du Canada et aux fonctionnaires. En 2005-2006, le PRI a permis de gérer 17 425 réinstallations dans l’ensemble du gouvernement, dont le coût totalisait 280 millions de dollars.

En novembre 2005, le CPCP a demandé à la vérificatrice générale d’effectuer la vérification des contrats attribués dans le cadre du PRI.  Le chapitre 5 du rapport de novembre 2006 de la vérificatrice générale était intitulé: « La ré installation des membres des Forces canadiennes, de la GRC et de la fonction publique fédérale  ».

À la suite d’une série d’audiences dirigée par le CPCP en décembre 2006 et janvier 2007 et portant sur le Chapitre 5 du rapport de novembre 2006 de la vérificatrice générale du Canada, le Comité a présenté son rapport le 29 mai 2007. Le rapport comportait neuf recommandations.

Le gouvernement accepte les recommandations et, tel qu’il a été demandé par les comités, il a élaboré un plan d’action détaillé pour donner suite aux recommandations de la vérificatrice générale (voir l’Annexe A). 

Cette réponse prouve que le gouvernement est déterminé à donner suite aux recommandations afin de démontrer que les pratiques et les processus de passation de contrats sont justes, équitables et transparents.

Réponses détaillées aux recommandations

Recommandation 1
« Que le contrat des Forces canadiennes et celui de la GRC et de la fonction publique fédérale visant les services de réinstallation fassent l’objet d’un nouvel appel d’offres pour le début de novembre 2009 et que le contrat actuel ne soit pas  prolongé. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation.

Recommandation 2
« Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada se donnent un plan d’action détaillé pour la mise en œuvre de chacune des recommandations figurant au chapitre 5 du rapport de la vérificatrice générale du Canada de novembre 2006 qui s’ appliquent à eux et qu’ils remettent copie de ce plan au Comité au plus tard le 30 septembre 2007. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation. Le plan d’action consolidé, qui est annexé à la présente, fait état des progrès réalisés jusqu’à présent pour ce qui est de la mise en œuvre intégrale des recommandations du chapitre 5 du Rapport de la vérificatrice générale de novembre 2006.

Recommandation 3
« Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada fassent rapport au Comité des Comptes publics, au plus tard le 30 septembre 2007, sur le degré de réalisation des engagements qu’ils ont pris en réponse aux recommandations de la vérificatrice générale qui s’appliquent à eux.  »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation. Le plan d’action ci-joint fait état des progrès réalisés jusqu’à présent pour ce qui est de la mise en œuvre intégrale des recommandations du chapitre 5 du Rapport de la vérificatrice générale.

Recommandation 4
« Que les recommandations formulées par la vérificatrice générale et acceptées par les ministères soient intégralement mises en œuvre avant le lancement d’un nouvel appel d’offres relativement au Programme de réinstallation intégrée. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation. Comme cela est indiqué dans le plan d’action ci-joint, les dix recommandations incluses dans le chapitre 5 du Rapport de la vérificatrice générale ont été examinées et seront intégralement  mises en œuvre avant le lancement du nouveau processus d’appel d’offres.

Recommandation 5
« Que le ministère de la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor fassent état, dans leurs rapports sur le rendement, des résultats du Programme de réinstallation intégrée relativement à leurs employés, notamment du nombre d’employés concernés et des coûts du Programme, et indiquent si celui-ci donne les résultats escomptés, et ce, à partir du prochain rapport sur le rendement portant sur l’exercice terminé le 31 mars 2008.  »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation.

Recommandation 6
« Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada se serve de l’information générée par le contrôle des résultats du Programme de réinstallation intégrée pour rédiger la prochaine demande de propositions relative au Programme. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation.

Recommandation 7
« Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada collabore étroitement avec le Secrétariat du Conseil du Trésor et ses ministères clients à l’élaboration d’un processus d’attestation propre à garantir l’exactitude des données destinées à figurer dans les demandes de propositions et veille à ce que le processus soit opérationnel avant la préparation des appels d’offres relatifs aux prochains contrats afférents au Programme de réinstallation intégrée. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation.

Recommandation 8
« Que le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes se fixent une date cible d’au plus tard le 30 septembre 2007 pour l’achèvement de l’examen des dossiers de réinstallation et l’indemnisation de tous les membres des Forces canadiennes auxquels on a fait payer à tort des services de gestion immobilière. Que le gouvernement du Canada prenne des mesures pour récupérer complètement les fonds auprès des Services de relogement de Royal Lepage et que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fasse rapport des progrès de ces efforts dans son rapport sur le rendement ministériel. »
Réponse

Le gouvernement accepte cette recommandation. Un examen de toutes les transactions de gestion immobilière depuis novembre 2004 a été réalisé. Ces transactions ont été faites dans le cadre du contrat actuel. L’examen a permis de déterminer que 16 membres ont été facturés au-delà du tarif maximum établi pour ces services. Les Services de relogement de Royal Lepage ont remboursé entièrement ces personnes. L’ensemble des transactions de gestion immobilière dans le cadre du contrat antérieur ont également été examinées et les résultats obtenus seront discutés avec divers intervenants avant que des mesures de suivi soient adoptées. Cet exercice sera essentiellement complété d’ici septembre 2007. Le MDN et les Forces canadiennes se sont engagées à faire en sorte que des mesures appropriées soient prises dans le cas de toutes les dépenses supérieures ou inférieures au seuil établi.

Recommandation 9
« Que le Secrétariat du Conseil du Trésor explique de manière satisfaisante au Comité des comptes publics pourquoi la vérificatrice générale et son Bureau n’ont pas été mis au courant de l’existence du modèle logique qui a servi à produire les estimations du volume d’activité des services de gestion immobilière durant la vé rification du Programme de réinstallation intégrée et ce, au plu tard le 30 septembre 2007. »
Réponse

Le SCT a examiné tous les documents et les comptes rendus qui ont été échangés avec le Bureau du vérificateur général (BVG). Selon les documents déposés, le BVG savait pertinemment que les chiffres utilisés dans la section sur les services de gestion immobilière de la demande de propositions n’étaient basés sur aucune données complètes ou pertinentes, mais plutôt sur un certain nombre d’hypothèses (logique) formulées par le groupe interministériel. Les hypothèses formulées par le groupe interministériel s’appuyaient sur les connaissances et les données disponibles pendant la préparation de la demande de propositions. De plus, le SCT confirme que les chiffres utilisés dans la demande de propositions ne représentaient pas de réels volumes d’activités, mais étaient plutôt des estimations à seule fin de l’évaluation des soumissions.

Annexe A : RÉPONSE À LA RECOMMANDATION TROIS DU CPCP

 

PLAN D’ACTION CONSOLIDÉ – CHAPITRE 5 DU RAPPORT DE LA VÉRIFICATRICE GÉNÉRALE SUR LA RÉINSTALLATION DES MEMBRES DES FORCES CANADIENNES, DE LA GRC ET DE LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

 

 

RECOMMANDATION DE LA VÉRIFICATRICE

RÉSULTAT ATTENDU

DATE D’ACHÈVEMENT PRÉVUE

JALONS IMPORTANTS

ÉTAT ACTUEL

BVG 5.40 : Dans le cas de propositions importantes à risques élevés, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait voir à ce que plus d'une personne évalue le volet financier des soumissions.

TPSGC
TPSGC est d’accord avec cette recommandation et a adopté des procédures au sein du Ministère pour garantir que plus d’une personne évalue le volet financier des soumissions pour des propositions à risque élevé. 

6 décembre 2006

 

Terminé

BVG 5.48 : Lorsqu’il recommande l'attribution d'un contrat dans le cas de propositions importantes à risques élevés, l’agent de négociation des contrats de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait veiller à ce que les documents d’information préparés pour la haute direction renferment assez de détails pour permettre à celle-ci d’exercer une surveillance et un examen appropriés.

TPSGC
TPSGC est d’accord avec cette recommandation et a adopté des procédures au sein du Ministère, comme des rencontres en personne et des rapports hebdomadaires sur les besoins à risque élevé, pour garantir que la haute direction reçoivent suffisamment de détails pour la supervision et l'examen.

6 décembre 2006

 

Terminé

BVG 5.77. : Les Forces canadiennes et la GRC devraient systématiquement recueillir de l’information auprès des membres réinstallés afin d’évaluer dans quelle mesure ils sont satisfaits des indemnités et des incitatifs du Programme de réinstallation intégrée et du rendement de Services de relogement Royal LePage. Cette information devrait servir à orienter toute modification de la politique.

MDN
Demander aux membres des commentaires concernant les dispositions de la politique du PRI des Forces canadiennes et à l’égard de la prestation des services de l’entrepreneur.                                                                                                                                                                                                                        

 

En cours

 

 

 

Le MDN et les FC recueilleront les commentaires des membres et des intervenants au moyen d’un nouvel outil de sondage et de visites dans les bases et les escadres. Ces commentaires seront utilisés pour suggérer des changements à la politique et régler des problèmes relatifs à la prestation des services.           

L’outil pour le sondage a été élaboré et fait actuellement l’objet d’une mise à l’essai.

On embauche actuellement du personnel pour faciliter les visites des bases et des escadres.

 

 

GRC
Un sondage en bone et due forme sur la satisfaction de la clientèle afinf de recueillir les commentaires sera nmis en place d’ici le 15 avril 2007.

15 avril 2007

Terminé

BVG 5.78 : En tant que chargé de projet, le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait établir des mécanismes visant à mesurer systématiquement l'efficacité du Programme de réinstallation intégrée et à faire rapport à ce sujet.

SCT :
En tant que chargé de projet, le SCT adoptera des mécanismes visant à mesurer systématiquement l’efficacité du Programme de réinstallation intégrée et à faire rapport à ce sujet. Pour recueillir les renseignements, des sondages seront menés auprès des employés. L’analyse des résultats des sondages contribuera à l’élaboration de programmes et de politiques.

 

 

Septembre 2007

 

Le SCT a accepté les constatations de la vérificatrice générale et met la dernière main à la mise en œuvre d’un sondage auprès des cessionnaires. Il produira des rapports trimestriels sur le niveau de satisfaction des employés à l’égard du Programme de réinstallation intégrée, de la politique en vigueur et des fournisseurs de services. Les commentaires des cessionnaires seront recueillis, analysés et appliqués à l’élaboration de moyens futurs d’aide à la réinstallation, aux processus d’appel d’offres et à l’élaboration de politiques. Le sondage sera un complément des mécanismes actuels, comme les discussions avec les agents négociateurs au Conseil national mixte et les séances de rayonnement avec les coordonnateurs ministériels de la réinstallation.

 

Le sondage devrait être lancé en septembre 2007.

 

 

 

 

 

BVG 5.81 : Le Secrétariat du Conseil du Trésor, la Défense nationale (les Forces canadiennes) et la GRC devraient établir un cadre officiel visant à mesurer le rendement des entrepreneurs et à faire rapport à ce sujet.

SCT : En collaboration avec la Défense nationale (les Forces canadiennes) et la GRC, le SCT mettra en œuvre un cadre complet de gestion du rendement qui servira à mesurer le rendement des entrepreneurs. 

 

Le SCT a accepté la recommandation de la vérificatrice générale. Il collabore avec la Défense nationale, la GRC et TPSGC à la mise en œuvre d’un cadre complet de gestion du rendement, qui comprend des objectifs de rendement lié à la prestation de services, la mesure dans laquelle les entrepreneurs appliquent les politiques ainsi que l’observation des conditions du contrat par l’entrepreneur.

Un examen détaillé du contrat a été effectué et a permis de déterminer les ministères responsables et d’établir des mesures de rendement potentielles. Le SCT, les Forces canadiennes, la GRC et TPSGC ont actuellement des discussions au sujet de la collecte des données. Il y aura notamment des discussions trimestrielles au sujet de la conformité, des écarts possibles, des processus d’assurance de la qualité, des sondages de rétroaction, de l’établissement et de la modification de programmes et de l’amélioration des politiques.

En fonction des commentaires des utilisateurs et des coordonnateurs ministériels et de l’examen mensuel des états financiers, on procédera à des examens dans les domaines particuliers et on prendra les mesures nécessaires. Les réunions trimestrielles permettront d’aborder des questions telles que le rapport, les mesures prises et les résultats.

BVG 5.81 (suite)

GRC :
Collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en vue d’élaborer un mécanisme pour mesurer et faire rapport relativement au rendement exigé dans le cadre du contrat établi.

 

31 décembre 2007

 

 

Un modèle soulignant  les exigences contractuelle a été developpé.  Royale LePage a fournir ses commentaires.

 

En cours

 

MDN : Mettre en oeuvre un cadre complet de gestion du rendement qui permet aux gestionnaires supérieurs de prendre des décisions éclairées concernant le Programme de réinstallation intégrée des Forces canadiennes.

En cours

Les éléments clés du cadre de gestion du rendement comprennent : la mise sur pied d’objectifs en matière de rendement de prestation de services; la mesure dans laquelle les entrepreneurs appliquent les politiques; ainsi que l’observation des conditions du contrat par l’entrepreneur.

Les premiers éléments du cadre de gestion du rendement ont été développés et seront améliorés en consultation avec TPSGC et l’entrepreneur.

BVG 5.93 Les Forces canadiennes devraient prendre des mesures pour respecter la Loi sur la gestion des finances publiques et élaborer un plan visant à s’assurer que les dépenses au titre du Programme de réinstallation intégrée sont admissibles et exactes.

Ministère de la Défense nationale :
Veiller au respect du processus d’attestation selon l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

En cours

Le ministère de la Défense nationale/les Forces canadiennes établiront des processus appropriés pour assurer le respect de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.      

Des processus ont été établis pour assurer le respect de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Tous les efforts sont faits afin de renforcer nos procédures, incluant la mise sur pied d’une cellule de vérification est mise sur pied pour assurer le respect des politiques de façon continue et examiner les transactions à haut risque.

BVG 5.94 Les Forces canadiennes devraient analyser un échantillon d’opérations aux termes du Programme de réinstallation intégrée des exercices antérieurs afin d’évaluer le risque que les montants affectés au Programme ne soient pas conformes aux conditions de la politique ou du contrat. S’il s’agit de montants importants, il faudrait accroître l’étendue des sondages. Au besoin, les Forces canadiennes devraient élaborer une stratégie de recouvrement des fonds.

Ministère de la Défense nationale :
Confirmer que les dossiers des exercices antérieurs ont été administrés correctement et que les prestations ont été versées conformément à la politique et au contrat.

Fin décembre 2007

Le ministère de la Défense nationale/les Forces canadiennes entreprendront un examen des dossiers fermés antérieurement pour confirmer que les membres reçoivent un remboursement approprié et que l’entrepreneur applique correctement la politique.

Des employés contractuels procéderont à l’examen d’un échantillon de dossiers fermés. Les résultats de l’examen permettront d’établir d’autres mesures à prendre.

BVG 5.95 : La GRC devrait s'assurer qu'elle respecte avec plus de rigueur les politiques et les procédures de validation des dépenses du Programme de réinstallation intégrée.

GRC :
La GRC créera un guide normalisé des procédures pour aider les conseillers en réinstallation de la GRC à rapprocher les dossiers du Programme de réinstallation intégrée de façon uniforme et officielle, d'ici le 15 avril 2007, conformément aux politiques et aux méthodes gouvernementales de vérification des comptes.

 

La GRC a élaboré un guide normalisé des procédures afin que les conseillers en réinstallation respectent les politiques et les procédures de vérification des comptes pour la validation des dépenses. Ce guide est en place depuis le 15 avril 2007.

Terminé

 

BVG 5.98 : La Défense nationale (les Forces canadiennes) devrait effectuer un examen complet de toutes les réinstallations ayant nécessité des services de gestion immobilière afin de déterminer l'étendue complète des montants payés en trop et de voir à ce que les membres des Forces canadiennes soient remboursés des frais de gestion immobilière supérieurs aux taux du contrat.

MDN :
Confirme que les politiques concernant les frais de gestion immobilière ont été correctement gérées et que les membres ont été remboursés de manière satisfaisante. Des mesures visant à récupérer les frais ou à verser des paiements supplémentaires seront prises, s’il y a lieu.

Septembre 2007

Le MDN/FC effectuera un examen des frais de gestion immobilière payés pendant la période 1999-2006 et mettra en œuvre des mesures correctives, s’il y a lieu.

Un examen de toutes les transactions de gestion immobilière dans le cadre du présent contrat a été effectué, et les membres ont été remboursés en conséquence. Un examen de tous les dossiers dans le cadre du contrat précédent a été entrepris. Cependant, les résultats de cet examen feront l’objet de discussions avec divers intervenants avant que des mesures de suivi soient prises.

BVG 5.99 : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devrait veiller à ce que tous les taux plafonds soient conformes aux conditions du contrat.

Le gouvernement souscrit à cette recommandation. En vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il incombe aux ministères utilisateurs de confirmer que les taux plafonds sont conformes aux conditions du contrat. TPSGC, de façon continue, apporte son soutien aux ministères participants dans leur examens visant à s’assurer que les taux facturés par l’entrepreneur sont conformes aux modalités du contrat.  Dans le cas de montants payés en trop, TPSGC aidera les ministères à récupérer ces sommes de l’entrepreneur.  TPSGC et le SCT continueront de travailler en collaboration avec les ministères en ce sens.

30 septembre 2007

 

En cours.