HUMA Rapport du Comité

Pour une saine gestion financière, il faut absolument disposer de gestionnaires financiers compétents et leur fournir toutes les ressources dont ils ont besoin pour s’acquitter de leur travail. Les auteurs de la vérification interne de 1999 n’ont pas hésité à conclure « [qu’]il est possible d’améliorer l’efficacité des contrôles ». L’affaissement de la surveillance financière a donné lieu à une situation extrêmement sérieuse : huit dossiers sur dix ne montraient aucune trace de surveillance financière et lorsqu’il y avait eu surveillance financière, celle-ci ne pouvait démontrer que l’argent avait été dépensé aux fins prévues.

Étant donné l’éventuelle perte de confiance du public dans la gestion financière des programmes de subventions et de contributions du Ministère, le Comité croit que ce dernier devra faire preuve de plus de transparence et fournir plus d’information afin de rétablir cette confiance.

Durant nos audiences, tant le vérificateur général que la Canadian Comprehensive Auditing Foundation — La Fondation canadienne pour la vérification intégrée (CCAF-FCVI) nous ont indiqué qu’il faudrait moderniser la fonction de contrôle. Le Conseil du Trésor s’est engagé à s’assurer que les ministères adoptent de saines méthodes de gestion financière. L’Association des gestionnaires financiers de la fonction publique (AGFFP) a présenté un mémoire et des documents qui indiquaient que de nombreux postes de fonctionnaire dans le secteur financier ont été abolis et que d’autres ont été comblés par des titulaires qui ne satisfont pas aux normes de sélection du Groupe de la gestion financière qui ont été établies par la Commission de la fonction publique. Il en a résulté une dilution de leur professionnalisme et certains doutent même que le gouvernement en général, et DRHC en particulier, disposent des ressources professionnelles nécessaires pour gérer leurs opérations financières, et notamment les programmes de subventions et de contributions du Ministère. Le Comité estime également qu’il serait utile et prudent que les gestionnaires financiers participent à la gestion des programmes et des projets dès qu’on entreprend l’établissement des programmes.

Le rapport de vérification interne de 1999 précisait également que les compressions dans le personnel du Ministère avaient compromis un outil crucial pour garantir l’intégrité financière, soit la séparation des tâches. Habituellement, un agent de projet qui décide d’un paiement ne devrait pas approuver le même paiement. Or, les auteurs de la vérification interne ont déterminé que la réduction des effectifs avait eu comme résultat que « de nombreux agents de projet ont traité et contrôlé un projet de subventions ou de contributions de la demande initiale à la clôture du projet avec peu ou point de participation de la part des gestionnaires ou d’autres agents de projet ».

Dans son Plan d’action visant à garantir une meilleure supervision financière des subventions et contributions, le Ministère promettait de faire un inventaire de tous les outils ministériels existants, d’analyser les lacunes et de concevoir des outils génériques et uniformisés. Il s’engageait également dans ce Plan d’action à mettre en place un nouveau système financier avant avril 2000. Avant le 1^er octobre, le Ministère se proposait d’adopter un plan devant permettre d’ici trois ans d’établir un système qui suit les antécédents de rendement des promoteurs de projets et d’intégrer les systèmes financiers aux systèmes de gestion des programmes. Nous traiterons davantage de cette question plus loin.

Selon le Comité, on a trop tardé à mettre en place les outils nécessaires. Les représentants des autres organismes subventionnaires et fondations que nous avons entendus de même que les administrateurs et spécialistes des subventions de recherche nous ont signalé que le problème auquel fait face le Ministère est loin d’être unique, mais que ce dernier a été lent à prendre les mesures requises pour établir de meilleurs systèmes de suivi et de surveillance. Ces témoins nous ont en outre souligné que les renseignements requis pour assurer le suivi et la surveillance des finances pouvaient servir à la recherche et à l’évaluation des résultats. Le recours à un système d’information intégré utilisant des données communes et normalisées pourrait éviter aux requérants de devoir remplir les mêmes formulaires plusieurs fois et permettre à tous les bailleurs de fonds (et non seulement au Ministère) de déterminer où l’argent est dépensé. Certains de ces renseignements pourraient d’ailleurs être rendus publics afin de garantir une plus grande transparence.

Le Comité est aussi conscient que certains aspects de l’administration financière pourraient devoir être étudiés davantage et nous espérons que le vérificateur général sera en mesure de se pencher sur ces questions dans la vérification des subventions et contributions du Ministère qu’il rendra publique cet automne.

Un meilleur suivi et une intégration des systèmes d’information pourraient permettre de régler bon nombre des lacunes dans la tenue de dossiers que le Commissaire à l’information du Canada a décrites lorsqu’il a comparu devant le Comité. Il ne fait aucun doute que le caractère incomplet des dossiers du Ministère a joué un rôle dans la mauvaise administration de ses programmes de subventions et de contributions. Ici encore, les témoignages recueillis auprès d’organisations de l’extérieur du gouvernement fédéral nous portent à conclure que la technologie nécessaire pour tenir convenablement les dossiers non seulement existe, mais a été utilisée ailleurs et s’est révélée efficace. Le Ministère doit relever le défi de concilier des systèmes qui permettent à la fois de rendre des comptes de manière transparente sur les finances et de respecter la vie privée des clients.

La mémoire institutionnelle constitue quant à elle un autre aspect de la question de la compréhension et de l’évaluation des dossiers existants. Tout au long des audiences, des cadres supérieurs (actuels et anciens) du Ministère nous ont précisé qu’ils n’étaient pas au courant de certaines activités ou mesures antérieures. Non seulement cette situation a gêné notre étude, mais elle nous a aussi montré clairement que la mémoire institutionnelle du Ministère n’avait pas été suffisamment protégée et qu’elle n’avait pas été utilisée de façon à réduire le problème des subventions et contributions ou à empêcher qu'il ne prenne de telles proportions.