HUMA Rapport du Comité

Le Comité entend bien formuler toutes les recommandations qui s’imposent dans son rapport final, mais il a estimé utile de faire le point sur ce qu’il avait appris jusqu’à maintenant pour le bénéfice des Canadiens. C’est dans ce but que nous posons les questions qui suivent.

Au vu de l’ampleur et de la portée de la présente étude, le Comité est plus que jamais convaincu qu’une gestion appropriée des subventions et des contributions constitue une composante essentielle d’une saine administration publique à l’échelon fédéral. L’intérêt public exige une bonne gestion du rendement et des finances, des contrôles suffisants, des liens hiérarchiques clairs et une grande transparence. Se contenter de moins est impensable.

Dans son exposé au Comité, le Commissaire à l’information a fortement préconisé l'application de règles plus strictes en matière de gestion de l’information. Il a signalé que son prédécesseur avait en fait demandé à ce que de telles règles soient prévues par la loi. Il est vrai que la vérification des subventions et des contributions avait mis au grand jour les lacunes des systèmes de tenue de dossiers utilisés par le Ministère. Le greffier du Conseil privé a déclaré que « …la vérification révélait que, même si certaines mesures de contrôle ont été prises, elles n’étaient pas justifiées par des documents pertinents ». Selon le Commissaire à l’information, c’est la prolifération des documents électroniques qui a transformé cette situation, déjà grave, en véritable crise. Il a affirmé que les politiques du Conseil du Trésor en matière de tenue de dossiers, de préservation des documents et d’accès à ces derniers n’avaient pas été suivies. Le Comité est d’avis qu’il faut cesser de faire preuve de négligence dans la tenue des dossiers comme celle que l'on a constaté dans le cas des subventions et contributions du Ministère.

Le greffier du Conseil privé a insisté sur l’importance de la formation comme moyen de corriger la manière dont sont administrées les subventions et contributions au Ministère. Le personnel de vérification interne a également établi que les employés auraient besoin d’une meilleure formation en gestion administrative et financière des subventions et des contributions. L'Association des gestionnaires financiers de la fonction publique appuie cette position, mais elle a fait savoir qu'elle n'était pas d'accord avec le calendrier d'exécution ni avec les engagements pris à cet égard.

Comme nous l’avons déjà dit, le Comité estime que le fait de former le personnel de première ligne ne dispense pas les gestionnaires d’assumer leurs obligations et leurs responsabilités. La formation ne peut non plus se substituer à une dotation adéquate permettant d’assurer le bon fonctionnement d’un programme. La formation n’est pas une panacée. Même parfaite, toute formation perd de son utilité si son bénéficiaire n’a pas le temps de l’appliquer aux situations qui se présentent et aux décisions qu'il doit prendre.

Le plan d’action du Ministère contient un engagement en matière de formation continue. Nous appuyons cet engagement et attendons avec impatience les rapports sur les progrès réalisés à ce chapitre.

Comme l’a déjà fait observer le Comité, une approche plus ouverte axée sur la divulgation des résultats permettra de rétablir plus facilement la confiance du public dans les pratiques administratives du Ministère en matière de subventions et de contributions. Conformément au plan d’action, tous les dossiers actifs devront être étudiés et mis à jour et des mesures correctives être prises au besoin, d’ici au 30 avril 2000. Par ailleurs, la Direction nationale de suivi des subventions et des contributions se rendra sur place à intervalles réguliers pour effectuer des visites de suivi; à partir de février, elle publiera chaque mois un rapport sur la situation à l'échelle du pays et, à partir d’avril, elle publiera chaque trimestre des rapports sur la situation dans les diverses régions. Le Comité évaluera ces rapports et les analysera au regard de la clarté et de la transparence.

Pour que les Canadiens puissent tirer profit de ses programmes, le Ministère doit s’assurer d’établir de manière claire et transparente les règles et les modalités régissant les divers programmes ainsi que leurs modalités.

Au cours de ses audiences, le Comité a entendu des interprétations contradictoires des critères d’admissibilité à un programme en particulier, le Fonds transitoire pour la création d’emplois (FTE). Selon les documents d’information qu'ont déposés les représentants du Ministère, la notion de taux de chômage élevé n'est pas définie dans les modalités de ce programme. Les fonctionnaires du Ministère doivent donc s'appuyer sur leur seul jugement pour établir les secteurs, y compris les « îlots » de chômage élevé, où le Fonds devrait servir à créer des emplois durables. Ils ont assuré le Comité que les bureaux régionaux avaient informé les députés de ces critères. Le Comité doute sérieusement que ces derniers aient été diffusés largement ou que les promoteurs des programmes et les parlementaires en général en aient pris connaissance.

Le Comité appuie toutes les mesures visant à s'assurer que les critères d’admissibilité aux programmes sont appliqués équitablement dans tout le pays et que le public, et en particulier les éventuels promoteurs de projet, sont convenablement informés de ces critères et de tout changement apporté après la mise en place d’un programme. Il faudra, à l’avenir, que le Conseil du Trésor et le Ministère travaillent de concert à la mise sur pied de critères d’admissibilité équitables. Le Ministère doit respecter ces critères dont l’application devra faire l’objet d’une surveillance régulière par ses vérificateurs internes et par le vérificateur général.

Comme l'a révélé la vérification interne, il s’est avéré quasiment impossible de suivre les divers projets financés par voie de subventions et de contributions parce que les moyens de collecte et de conservation des renseignements étaient inadéquats. Le Comité appuie la révision des dossiers prévue dans le plan d'action et aimerait connaître le coût projeté du maintien de cette mesure.

Le Comité comprend bien que la direction de tout ministère, y compris celle du Développement des ressources humaines, doit décider de la façon d’affecter ses ressources. Chaque ministère a pour responsabilité d’allouer correctement les fonds dont il dispose. Il doit donc mettre en place une structure de gestion grâce à laquelle ses agents savent précisément comment fonder leurs décisions en matière de dépenses et comment gérer les programmes. Au cours de nos audiences, l'Association des gestionnaires financiers de la fonction publique, entre autres, a déclaré que l'objectif de diligence raisonnable avait été compromis par les réductions d'effectifs et la restructuration de la fonction publique, ce qui, d'après elle, s'était traduit par une détérioration de la mémoire institutionnelle et une hausse des frais de formation. Elle s'est également dite inquiète de la dotation de postes dans le domaine de l’administration financière par des employés qui ne disposent pas de la formation scolaire et professionnelle exigée par la Commission de la fonction publique. Le Syndicat de l’emploi et de l’immigration du Canada a formulé les mêmes préoccupations.

Le ministère du Développement des ressources humaines devrait allouer ses ressources financières de manière à être toujours en mesure de gérer ses programmes de subventions et de contributions avec une diligence raisonnable et un niveau de gestion approprié.

Des agents de programme et d’autres ont souligné dans leur témoignage qu'ils conciliaient difficilement l'obligation qui leur est faite de servir les bénéficiaires des programmes de subventions et de contributions et leurs responsabilités découlant de la Loi sur la gestion des finances publiques et des lignes directrices du Conseil du Trésor. Les cadres supérieurs ont également tendance à se décharger de cette responsabilité sur les agents de programmes d’un échelon bien inférieur. La fonction publique a établi récemment un comité consultatif sur les valeurs et l’éthique chargé de discuter de certaines de ces questions dans un contexte plus large, y compris de celle d’« habiliter » les employés. Le Comité aimerait souligner qu’en cas de conflit entre les valeurs, les principes et les objectifs, il incombe au gestionnaire d’indiquer à son personnel exactement comment il convient de procéder. Le fait de déléguer à des subalternes peut être contraire à l’habilitation du personnel et créer la confusion dans l’application des règles que les vérificateurs internes du Ministère ont décelée.

La vérification des subventions et contributions dont les résultats ont été publiés en janvier 2000 ne constituait qu’un chaînon d'une longue série de vérifications menées par des services internes et par le vérificateur général. On a d’ailleurs déjà traité de ces vérifications de façon assez approfondie. Comme les mêmes erreurs administratives étaient signalées vérification après vérification, nous nous sommes demandés pourquoi aucun changement n’avait été apporté. Chacune des vérifications contenait la réponse de la direction aux conclusions des vérificateurs, mais cette réponse consistait toutefois souvent en des assurances que des mesures correctives seraient prises. Les membres du Comité ont demandé aux représentants du Ministère quelles recommandations formulées dans les vérifications antérieures avaient été mises en place, mais ils n'ont pu obtenir de réponses. L’ancien sous-ministre du Développement des ressources humaines a déclaré au Comité qu’il n’était pas au courant des résultats des vérifications internes de 1991 et 1994.

Pour que cesse cette regrettable situation, le Comité estime que toutes les vérifications à venir devraient prévoir un plan de mesures correctives accompagnées de calendriers et de dates d’achèvement. Les plans d’action tels que celui présenté au Comité afin de remédier aux problèmes administratifs relatifs aux subventions et contributions devraient devenir la norme pour toutes les vérifications et non constituer une exception (comme c’est le cas en l’occurrence). Ces plans d’action devraient en outre être rendus publics pour que les gestionnaires puissent être tenus plus facilement responsables de leurs actes, et prévoir un engagement à présenter des rapports sur les progrès réalisés à des intervalles réguliers (tous les six mois, par exemple).