PACC Rapport du Comité

RÉPONSES AUX RECOMMANDATIONS DU CINQUIÈME RAPPORT DU COMITÉ PERMANENT DES COMPTES PUBLICS

 

RECOMMANDATION 1 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre pour l’adoption d’une méthode de gestion du risque à l’égard des programmes de subventions et de contributions, et qu’il dépose ce plan d’action et son calendrier de mise en œuvre au Parlement au plus tard le 31 mars 2003.

RÉPONSE :

À l’heure actuelle, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a recours à une approche de gestion des risques pour s’acquitter de ses responsabilités en rapport avec les programmes de subventions et de contributions. Dans le cadre d’une telle approche, le SCT identifie et atténue les domaines qui posent un risque élevé. Puisque la gestion des risques s’inscrit dans un processus continu, ces mesures seront réexaminées et réévaluées périodiquement.

Le SCT est à analyser en détail l’ensemble des modalités qui sous-tendent les présentations des ministères et des organismes au Conseil du Trésor (CT) sous l’angle de la Politique sur les paiements de transfert du CT. Une couverture globale s’avère importante au moment présent, au fur et à mesure que les ministères augmentent leur capacité, rehaussent leur expertise et se familiarisent davantage avec la politique révisée.

Le SCT exige que toutes les présentations des ministères et des organismes soumises en vertu de la Politique sur les paiements de transfert intègrent un Cadre de vérification  axé sur le risque (CVAR). Ce cadre précise les grands secteurs de risque d’un programme de subventions et de contributions et précise les activités de surveillance et de vérification que les ministères doivent engager pour atténuer ces risques.

RECOMMANDATION 2 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre en vue de se donner davantage les moyens de réunir de l’information et de surveiller les activités des ministères afin d’évaluer le rendement et l’intégrité des programmes de subventions et de contributions, et qu’il dépose ce plan d’action et son calendrier de mise en œuvre au Parlement au plus tard le 31 mars 2003.

RÉPONSE:

Pour donner suite aux mesures de mise en oeuvre de la Politique sur les paiements de transfert révisée, le SCT a engagé un dialogue permanent avec les ministères en vue de faciliter leur travail et de rentabiliser leurs activités. Les fonctionnaires du Secrétariat ont collaboré avec les ministères en vue de s’améliorer dans les domaines de la vérification interne et de l’évaluation et le SCT examine régulièrement les rapports de vérification interne et d’évaluation. Il est à mettre à jour l’inventaire de tous les programmes de subventions et de contributions.

 

Le SCT collabore avec les ministères pour les aider à vérifier le rendement et l’intégrité des programmes de contributions. Ainsi, les fonctionnaires du Secrétariat examinent les modalités des programmes de subventions et de contributions proposées et collaborent avec les ministères pour s’assurer que ces modalités des programmes sont conformes à la Politique sur les paiements de transfert. Au fur et à mesure que le Secrétariat déploiera des efforts pour offrir des résultats aux Canadiens, il continuera d’insister sur la production de rapports ministériels sur les paiements de transfert. Les fonctionnaires du SCT travaillent également avec les ministères pour produire un document qui pourrait intégrer le Cadre de gestion et de responsabilité axé sur les résultats (CGRR) et le Cadre de vérification axé sur les résultats (CVAR). Ce document fera à la fois état des résultats et des problèmes au niveau du contrôle de la gestion.

 

RECOMMANDATION 3 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prenne toutes les mesures nécessaires pour s’assurer qu’il reçoit de tous les ministères et organismes publics copie de leurs rapports de vérification et d’évaluation internes et de tout autre document pertinent sur la gestion des programmes de subventions et de contributions.

RÉPONSE :

Conformément à la politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor en vigueur depuis le 1^er avril 2001, tous les ministères et tous les organismes doivent  faire parvenir leurs plans de vérification interne annuels et leurs rapports de vérification interne dûment remplis au Centre d’excellence en vérification interne du SCT.

Par ailleurs, la politique d’évaluation du Conseil du Trésor en vigueur depuis le
1^er avril 2001, stipule que tous les ministères et organismes rendent accessibles leurs plans d’évaluation annuels et acheminent leurs rapports d’évaluation dûment remplis au Centre d’excellence en évaluation du SCT.

L’information qui découle des rapports d’évaluation et de vérification interne sert à appuyer les efforts du Secrétariat du Conseil du Trésor visant à garantir que les ministères et les organismes sont toujours au courant des pratiques et contrôles de gestion en vigueur à l’échelle du gouvernement.

 

Dans ce contexte, on accorde une attention spéciale à la gestion des programmes de subventions et de contributions. La Politique sur les paiements de transfert stipule clairement que les ministères et les organismes doivent évaluer les programmes de subventions et de contributions en procédant à une évaluation de programme structurée ou à un autre mode d’examen du genre, et en produisant un rapport axé sur l’efficacité des paiements de transfert, au moment de renouveler les modalités. Par conséquent les rapports d’évaluation des programmes des ministères et les organismes qui font état des subventions et des contributions sont revus par le Centre d’excellence en évaluation en vue de mesurer l’atteinte des résultats et les conclusions soumises à l’appui des présentations au CT.

RECOMMANDATION 4 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre relativement aux efforts qu’il déploie pour améliorer sa capacité d’examiner et de contester les modalités des projets de programmes de subventions et de contributions, et qu’il dépose ce plan d’action et son calendrier de mise en œuvre au Parlement au plus tard le 31 mars 2003.

RÉPONSE :

À l’heure actuelle, le SCT examine toutes les modalités applicables aux programmes de subventions et de contributions, ainsi que les cadres de vérification et d’imputabilité qui nécessitent l’accord du Conseil du Trésor.

Les propositions sont soumises à une évaluation détaillée qui comprend la sélection du bon moyen de financement et la détermination d’attentes claires en matière de rendement. On peut ensuite autoriser, rejeter ou approuver sous condition les demandes visant à établir ou à renouveler des programmes de paiements de transfert en se fondant sur les résultats de cette évaluation. Par ailleurs, le SCT offre aux analystes de la formation pour s’assurer que les ministères qui cherchent à faire approuver leurs programmes de paiements de transfert profitent d’un appui et de conseils informés et complets.

La couverture, par le SCT, des modalités des programmes de subventions et de contributions à faire approuver est justifiée à l’heure actuelle. Le SCT revoit régulièrement ses procédés et est en mesure de modifier son approche en fonction de l’évaluation des risques.

 

RECOMMANDATION 5 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre relativement aux mesures prises pour aider les ministères et organismes publics à se doter d’une capacité suffisante en matière de diligence raisonnable, en particulier au niveau de la formation des gestionnaires et des agents de programme dans la gestion des programmes de transferts, et qu’il dépose ce plan d’action et son calendrier de mise en œuvre au Parlement au plus tard le 31 mars 2003.

RÉPONSE :

Depuis peu, le SCT a établi un cadre d’apprentissage pour la gestion des programmes de paiements de transfert. Pour ce faire, il a évalué  des besoins des ministères en matière de formation, ainsi que les activités et le matériel de formation en place. Un comité de formation interministériel a été établi et chargé d’examiner les enjeux afférents à la formation et à la diligence raisonnable. Le SCT offre présentement de la formation sur les cadres de vérification en fonction du risque et les cadres de vérification et de gestion axés sur les résultats, qui constituent deux composantes essentielles de tout cadre de conception des programmes de paiements de transfert. En collaboration avec le groupe de travail, le SCT va développer un atelier sur l’établissement des modalités pour faciliter l’élaboration et le développement des programmes de paiements de transfert. Cet atelier abordera divers éléments qui semblent poser des problèmes à la plupart des ministères.

Un nombre de ministères semblent être équipés pour offrir une gamme complète de cours sur les paiements de transfert. Une liste des modules de formation offerts a été établie et partagée avec les membres du comité de formation interministériel, ce qui permettra à chaque ministère de profiter des programmes de formation offerts par d’autres ministères. Patrimoine canadien et Affaires indiennes et du Nord canadien ont conçu un projet pilote qui porte sur un CGRR-CVAR conjoint et prévoit l’élaboration de guides et de documents de formation. Ce dernier pourrait éventuellement servir dans l’ensemble de l’administration fédérale.

 

Le SCT s’assure que tous les programmes de paiements de transfert  proposés et révisés respectent les volets de contrôle, de responsabilité et de vérification axée sur le risque de la politique. Ceci facilite la gestion des programmes dans une optique de diligence raisonnable. Tous les membres de la collectivité des paiements de transfert sont d’avis qu’il est important et nécessaire de souscrire aux principes de la diligence raisonnable, ce qui en fait un élément essentiel des trousses de formation.

RECOMMANDATION 6 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre relativement aux mesures à prendre pour faire en sorte que les ministères et organismes publics intègrent à leur site Internet ministériels une section contenant des renseignements clairs et précis sur les objectifs et résultats attendus pour chacun de leurs programmes de subventions et de contributions de plus de cinq millions de dollars.

RECOMMANDATION 7 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre relativement aux mesures à prendre pour faire en sorte que les ministères et organismes publics intègrent à leur site Internet ministériel une section contenant des renseignements sur les résultats obtenus et autres informations pertinentes pour chacun de leurs programmes de subventions et de contributions de plus de cinq millions de dollars, n’ayant pas réalisé leurs résultats attendus.

RECOMMANDATION 8 - Que le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare un plan d’action assorti d’un calendrier de mise en œuvre relativement aux mesures à prendre pour faire en sorte que les ministères et organismes publics intègrent à leur site Internet ministériel une section contenant des versions téléchargeables de rapports de vérification interne et d’évaluation sur les programmes de subventions et de contribution, et de s’assurer que ces rapports demeurent publiés sur le site Internet jusqu’à ce qu’ils soient remplacés par leurs rapports de suivi.

RÉPONSE :

La politique sur les paiements de transfert oblige les ministères à préciser leurs attentes face au rendement dans leur Rapport sur les plans et les priorités (RPP) pour chaque programme de paiements de transfert excédant cinq millions de dollars. La politique exige aussi que les ministères joignent à leurs Rapports ministériels sur le rendement (RMR) des preuves confirmant les résultats atteints par rapport aux résultats prévus.

 

Ces rapports sont régulièrement affichés sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor et sont déposés au Parlement.

 

Les nouvelles politiques et normes sur l’évaluation et la vérification interne du SCT qui sont entrées en vigueur le 1^er avril 2001 favorisent une plus grande transparence et un meilleur accès aux rapports d’évaluation et de vérification interne, y compris ceux portant sur les subventions et les contributions. Ces deux politiques exigent que les ministères et les organismes produisent leurs rapports en temps utile et les rendent accessibles au public avec facilité et dans les deux langues officielles. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a confirmé l’importance de la chose en produisant un Bulletin d’information signé par le sous-contrôleur général et destiné à tous les ministères et organismes.

 

Les ministères et les organismes doivent faire parvenir des exemplaires des vérifications internes et des évaluations au Secrétariat du Conseil du Trésor, y compris les documents portant sur les programmes de subventions et de contributions. Les ministères sont également encouragés à afficher toutes les études et tous les sommaires sur leurs propres sites Internet. En vue de garantir l’accès du public aux documents, le SCT tient à jour une liste de toutes les études complétées et fournit des hyper liens vers celles qui sont affichées sur le Web (ou vers les personnes-ressources des ministères). Pour consulter la liste des rapports de vérification interne et d’évaluation portant spécifiquement sur les subventions et les contributions, aller à :

http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/database/aevepp_f.asp?id=1999